Print Conductor・FolderMillで文書業務を効率化
官公庁や自治体では、毎日大量の文書を扱います。
例えば
- 通知文書
- 申請書類
- 報告書
- 会議資料
- Excel帳票
- PDF資料
これらを 印刷・PDF保存・整理する作業に、多くの時間がかかっていませんか？
特に自治体では
- 大量の通知文書印刷
- 会議資料の印刷
- 申請書類の整理
など、文書業務が非常に多くなります。
しかし、このような文書処理は
専用ソフトを使えば大幅に効率化できます。
官公庁でよくある悩み
多くの自治体や行政機関では、次のような悩みがあります。
文書を1つずつ印刷している
例えば
- 会議資料
- 申請書
- 報告書
などを
開く
↓
印刷
↓
また開く
という作業を繰り返していませんか？
文書数が多い場合、
印刷作業だけでかなりの時間がかかります。
Word・PDF・Excelが混在している
官公庁では
- Word文書
- Excel帳票
- PDF資料
- PowerPoint資料
など様々な形式のファイルを扱います。
そのため印刷作業が複雑になります。
文書業務が多く時間が取られる
行政機関では
- 文書管理
- 報告書作成
- 申請書処理
など、文書関連業務が非常に多くあります。
しかし
印刷やPDF処理は手作業で行われている
ことも多いのが現状です。
解決方法①
Print Conductorなら「3ステップ」で一括印刷
Print Conductorを使えば、
複数ファイルをまとめて印刷できます。
操作はとても簡単です。
3ステップで印刷
① ファイル選択
② プリンタ設定
③ スタート
これだけで
- Word
- Excel
- PowerPoint
- 画像
などをまとめて一括印刷できます。
例えば
「会議資料20ファイル」
という場合でも
数クリックで一括印刷できます。
解決方法②
FolderMillなら「完全自動」
さらに効率化するなら
FolderMillによる自動化がおすすめです。
FolderMillは
フォルダに入れるだけで処理する
文書自動化ソフトです。
仕組み
① ホットフォルダを作成
② 処理ルールを設定
③ フォルダにファイルを入れる
すると自動で
- 印刷
- PDF変換
- ファイル名変更
- 指定フォルダ保存
などを実行します。
つまり
フォルダに入れるだけで全自動
になります。
官公庁での導入例
通知文書の自動印刷
行政文書をフォルダに保存
↓
FolderMillが自動で印刷
報告書の自動PDF保存
Word報告書
↓
自動でPDF化
会議資料の一括印刷
会議資料をまとめて
↓
Print Conductorで一括印刷
行政業務の効率化
現在、官公庁では
- 業務効率化
- デジタル化
- 人手不足対策
が重要なテーマになっています。
しかし
- 印刷
- PDF作成
- 文書整理
などは
まだ手作業のままのケースも多くあります。
文書業務を効率化すれば
- 作業時間削減
- ミス削減
- 業務効率向上
につながります。
まとめ
官公庁の文書処理は
次の方法で効率化できます。
Print Conductor
① ファイル選択
② プリンタ設定
③ スタート
3ステップで一括印刷
FolderMill
フォルダに入れるだけ
完全自動処理
通知文書や報告書の処理を効率化すれば、
行政業務の大きな改善につながります。
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