「DXを進めたい。」
「AIも活用したい。」
そう考える企業が増えています。
一方で、
「機密文書をクラウドへ送っても大丈夫だろうか？」
「社外秘の図面や顧客情報を外部サービスで処理しても問題ないだろうか？」
といった不安を抱える企業も少なくありません。
実は、業務改善＝AIではありません。
毎日の繰り返し作業は、AIを使わなくても自動化できる業務が数多くあります。
AI不要の業務改善とは？
AI不要の業務改善とは、決められたルールに従って行う作業を、自動化ソフトウェアで効率化することです。
例えば、
- PDFへ変換する
- TIFFへ変換する
- 大量のファイルを印刷する
- ファイル名を変更する
- フォルダごとに振り分ける
- 決まった場所へ保存する
このような作業は、毎回同じ手順で行われます。
そのため、AIが判断しなくても、自動化ソフトで十分対応できます。
AIが得意なこと
AIは、
- 文章を作成する
- 翻訳する
- 画像を生成する
- データを分析する
- アイデアを提案する
など、人の判断や創造性を支援することを得意としています。
自動化ソフトが得意なこと
一方で、
- 毎日決まった時間に処理する
- 同じ作業を繰り返す
- 間違いなく実行する
- 24時間監視する
こうした定型業務は、自動化ソフトウェアの得意分野です。
AIよりもシンプルで、高速かつ安定した運用が期待できます。
オンプレミスという選択
近年はクラウドサービスが普及しています。
しかし、
- 顧客情報
- 医療情報
- 図面
- 契約書
- 社外秘資料
などは、社内だけで管理したい企業も多くあります。
オンプレミス型ソフトウェアなら、お客様のWindows PCやWindows Server上で処理が完結するため、外部クラウドへ文書を送信する必要がありません。
情報管理を重視する企業にとって、大きなメリットがあります。
FolderMillで実現できること
例えばFolderMillなら、
- 監視フォルダへファイルを保存
- PDFへ変換
- TIFFへ変換
- 自動印刷
- ファイル名変更
- 指定フォルダへ振り分け
といった処理を自動で実行できます。
社員は「ファイルを保存するだけ」。
あとの作業はFolderMillが自動で処理します。
AIと自動化は競合ではない
AIと自動化ソフトは、どちらか一方を選ぶものではありません。
例えば、
- AIで企画書を作成する
- 完成したPDFをFolderMillで自動配布・印刷する
というように、それぞれの得意分野を組み合わせることで、より効率的な業務環境を構築できます。
まとめ
DXを進める方法は、AIだけではありません。
毎日繰り返す定型業務は、自動化ソフトウェアによって効率化できる場合が多くあります。
さらに、オンプレミス環境で運用すれば、機密文書を社内で安全に処理しながら業務改善を進めることができます。
AIは「考える仕事」を支援し、自動化ソフトは「繰り返す仕事」を担当する。
この2つを上手に使い分けることが、これからの企業に求められるDXの姿ではないでしょうか。