業務効率化というと、クラウドサービスを思い浮かべる方も多いかもしれません。
しかし企業の文書業務には、クラウドへ送信できないファイルが数多く存在します。
契約書、設計図、医療文書、顧客情報、請求書、帳票などは、社外へ出すことに慎重な管理が求められます。
そこで注目されるのが、クラウド不要の文書業務自動化です。
クラウド不要とは
クラウド不要とは、外部クラウドサービスへファイルを送信せず、自社内のPCや社内サーバーで処理を完結できるという意味です。
文書処理でいえば、
- PDF変換
- TIFF変換
- 自動印刷
- OCR
- ファイル振り分け
- 自動保存
などを、社内環境だけで実行できます。
なぜクラウド不要が重要なのか
クラウドサービスは便利ですが、すべての業務に適しているわけではありません。
次のような文書を扱う場合、社外送信に注意が必要です。
- 個人情報を含む書類
- 契約書
- 医療関連文書
- 設計図面
- 官公庁関連文書
- 会計資料
- 顧客情報
こうした文書は、社内で処理を完結できる方が安心です。
FolderMillなら社内だけで自動処理
FolderMillは、クラウドを利用せず、お客様のPCや社内サーバー上で動作します。
指定したフォルダを監視し、ファイルが入ると自動で処理を実行します。
例えば、
PDFを入れる
→ 自動印刷
Wordを入れる
→ PDFへ自動変換
PDFを入れる
→ TIFFへ自動変換
といった運用が可能です。
クラウド不要でも業務改善はできる
業務改善には、必ずしもAIやクラウドが必要とは限りません。
毎日繰り返している印刷、PDF変換、TIFF変換、ファイル保存などの定型業務は、社内環境だけでも十分に自動化できます。
FolderMillは、クラウド不要で文書業務を効率化したい企業に適したソフトウェアです。
まとめ
クラウド不要とは、文書ファイルを外部へ送信せず、社内のPCやサーバーで処理を完結できることです。
FolderMillなら、機密文書を社外へ出さずに、印刷・PDF変換・TIFF変換などを自動化できます。
安全性と業務効率化を両立したい企業にとって、クラウド不要の文書自動化は大きなメリットになります。