人手不足だからといって、人を増やすしか方法はないのでしょうか？
近年、多くの企業が人手不足に悩んでいます。
特に、毎日繰り返される印刷業務は、担当者の大切な時間を奪っています。
例えば、
- 請求書の印刷
- 納品書の印刷
- 図面の印刷
- ラベルの印刷
- PDFやWordファイルの大量印刷
これらを一つひとつ開いて印刷している企業は少なくありません。
「印刷だけなのに毎日何時間もかかる」
そんな業務が、人手不足をさらに深刻にしています。
人を雇うという選択肢
印刷業務が増えた場合、多くの企業は
「アルバイトを採用しよう」
と考えます。
しかし、実際には次のような負担も発生します。
- 人件費
- 採用活動
- 教育・引き継ぎ
- 操作ミスへの対応
- 欠勤や退職への備え
もちろん、人にしかできない仕事はあります。
しかし、「決められたファイルを決められた設定で印刷する」という繰り返し作業は、自動化できる場合があります。
FolderMillなら、フォルダに入れるだけで自動印刷
FolderMillは、指定したフォルダを監視し、ファイルが入ると自動で処理を行うソフトウェアです。
例えば、
- PDFをフォルダへ保存
- FolderMillが自動で検知
- 指定プリンターへ自動印刷
という流れで処理できます。
印刷担当者が毎回ファイルを開いて操作する必要がありません。
最初は「印刷」だけで十分
FolderMillには多くの機能があります。
- PDF変換
- TIFF変換
- ファイル振り分け
- ファイル名変更
- OCR
- メール送信
- FTP転送
など、さまざまな処理を組み合わせることができます。
しかし、最初からすべて使う必要はありません。
実際には、
「フォルダに入れたら自動印刷する」
この1つの設定だけでも、多くの企業で業務負担の軽減につながります。
必要に応じて、後から機能を追加していけば十分です。
一括印刷だけならPrint Conductorという選択肢も
毎日フォルダを監視して自動印刷したいならFolderMill。
一方、
「今ある大量のPDFをまとめて印刷したい」
という用途であれば、Print Conductorも有力な選択肢です。
用途に応じて製品を選ぶことで、より効率的な運用ができます。
人が行うべき仕事に時間を使う
印刷そのものは目的ではありません。
本来、人が時間を使うべきなのは、
- お客様への対応
- 品質向上
- 新しい提案
- 企画や改善
といった、人にしかできない仕事です。
繰り返し作業を自動化することで、こうした業務に時間を振り向けられるようになります。
まとめ
人手不足への対応は、採用だけではありません。
繰り返し作業を見直し、自動化できる部分を増やすことも有効な方法です。
FolderMillは、多機能な文書処理ソフトですが、まずは「自動印刷」というシンプルな使い方から始めるだけでも、多くの現場で効果が期待できます。
毎日の印刷作業に時間を取られている企業は、一度、自動化という選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。