結論
税理士事務所の決算印刷は、
複数ファイルをまとめて一括印刷する仕組みを導入することで大幅に効率化できます。
決算期には
・試算表
・総勘定元帳
・申告書控え
・決算書
・顧問先提出資料
など、多くの書類を印刷する必要があります。
これらを1ファイルずつ印刷する方法では時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。
一括印刷ツールを使うことで、
・印刷時間の短縮
・ヒューマンエラー削減
・繁忙期の負担軽減
を実現できます。
税理士事務所で発生する決算印刷業務
税理士事務所では、決算期に大量の印刷業務が発生します。
例えば
決算書類
・決算書
・試算表
・総勘定元帳
税務申告書
・法人税申告書
・消費税申告書
・地方税申告書
顧問先提出資料
・決算書控え
・金融機関提出資料
・社内保管資料
顧問先が多い事務所では、
1つの決算で数百ページの印刷になることもあります。
税理士事務所でよくある印刷の課題
多くの事務所では、印刷作業を手作業で行っています。
そのため次のような問題が起こります。
・会計ソフトごとに出力形式が違う
・PDFとExcelが混在している
・両面設定を毎回調整する必要がある
・印刷順序を間違える
こうしたミスは
・顧問先への提出遅れ
・書類の再印刷
・信用問題
につながる可能性もあります。
決算印刷を効率化する考え方
印刷業務を効率化するには、
作業工程を標準化することが重要です。
ポイントは次の3つです。
①印刷設定を固定する
両面印刷や部数などの設定を毎回変更するのではなく、
一度設定した内容をすべてのファイルに適用します。
②複数ファイルを一括処理する
PDF、Excel、Wordなどのファイルを
まとめて印刷できる仕組みを作ります。
③作業工程を統一する
担当者ごとに作業方法が違うとミスが増えます。
作業を
「ファイル選択 → 一括印刷」
のようにシンプルにすることで
ミスを減らすことができます。
人手不足時代の税理士事務所
現在、日本では人手不足が深刻化しています。
税理士業界でも
・事務スタッフ不足
・繁忙期の残業増加
・業務負担の集中
が課題になっています。
そのため
人を増やすより、定型業務を整える
という考え方が重要になっています。
決算印刷は、
自動化しやすい業務の一つです。
複数ファイルをまとめて印刷する方法
Print Conductor を使うと
・PDF
・Excel
・Word
・画像ファイル
などをまとめて一括印刷できます。
例えば
・試算表
・総勘定元帳
・申告書控え
・顧問先提出資料
などを
まとめて処理することが可能です。
Print Conductor の基本の使い方
操作は非常にシンプルです。
①印刷したいファイルをまとめて選択
複数のPDFやExcelファイルをまとめて追加します。
②プリンタ設定を指定
・両面印刷
・部数
・用紙サイズ
などを設定します。
③スタートボタンを押す
あとは自動で印刷が進みます。
一度設定した内容は
すべてのファイルに適用されます。
繁忙期に向けた印刷効率化キャンペーン
現在、税理士事務所向けに
一括印刷効率化キャンペーンを実施しています。
決算・申告シーズン直前の
・差し替え印刷
・顧問先ごとの再印刷
・大量書類の一括出力
など、繁忙期の現場負担を軽減します。
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複数ファイルの一括印刷は、
実際に試すのが一番早い方法です。
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