企業では日々多くの文書ファイルが作成されています。
例えば次のようなファイルです。
- PDF資料
- Word文書
- Excel帳票
- PowerPoint資料
- 画像ファイル
これらのファイルを
- PDFに変換する
- 印刷する
- 別フォルダへ保存する
といった作業は、多くの企業で手作業で行われています。
しかしファイル数が増えると、この作業は非常に時間がかかります。
そこで役立つのが
FolderMillです。
FolderMillは
フォルダ監視によって文書処理を自動化するソフト
です。
FolderMillの基本仕組み
FolderMillは
Hot Folder（ホットフォルダ）
という仕組みを使います。
Hot Folderとは
ファイルが追加されたときに自動処理を行うフォルダ
のことです。
基本的な流れは次の通りです。
入力フォルダ
↓
ファイル追加
↓
自動処理
↓
保存フォルダ
この仕組みによって
ファイル処理の自動化
が実現できます。
FolderMillでできる主な処理
FolderMillでは次のような処理を自動化できます。
PDF自動印刷
フォルダにPDFファイルを入れると
自動で印刷できます。
大量のPDF印刷業務を効率化できます。
ファイル自動変換
WordやExcelファイルを
自動でPDFに変換できます。
ファイル形式を統一する業務に役立ちます。
ファイル振り分け
処理が完了したファイルを
別フォルダに自動で保存できます。
文書ワークフローの自動化
FolderMillを使うことで
次のような処理が可能です。
入力フォルダ
↓
PDF変換
↓
印刷
↓
保存フォルダ
このように
文書処理の流れを自動化
できます。
FolderMillの基本設定手順
FolderMillの設定は次のような流れで行います。
① Hot Folderを作成
最初に
監視フォルダ（Hot Folder）
を作成します。
このフォルダにファイルを入れると
自動処理が開始されます。
② 処理ルールを設定
次に
ファイル処理のルールを設定します。
例えば
- PDF変換
- 自動印刷
- ファイル保存
などです。
③ 出力フォルダを設定
処理が完了したファイルを保存する
出力フォルダ
を設定します。
FolderMillの活用例
FolderMillはさまざまな業界で活用されています。
製造業
図面ファイルの印刷を自動化できます。
物流業
出荷帳票や配送帳票の印刷を効率化できます。
税理士事務所
決算書や会計資料の印刷を自動化できます。
一般企業
請求書や見積書などの帳票処理を効率化できます。
FolderMill導入のメリット
FolderMillを導入することで
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業の印刷や変換作業が不要になります。
人手不足対策
事務作業の負担を減らすことができます。
ミス削減
自動処理によって
印刷ミスや操作ミスを減らせます。
FolderMillは文書自動化のソリューション
現在、多くの企業で
業務自動化
が進んでいます。
その中でも
- 文書処理
- PDF変換
- 帳票印刷
は自動化の効果が大きい分野です。
FolderMillを活用することで
文書ワークフローの自動化
を実現できます。
まとめ
FolderMillは
フォルダ監視によって文書処理を自動化するソフト
です。
この仕組みを利用することで
- PDF変換
- 文書印刷
- ファイル処理
などを自動化できます。
文書処理の自動化は
企業の業務効率化に大きく貢献します。
FolderMillのようなソフトを活用することで
文書業務の自動化
を実現できます。