企業では毎日多くの文書をPDFに変換しています。
例えば次のようなファイルです。
- Word文書
- Excel帳票
- PowerPoint資料
- HTMLレポート
- 画像ファイル
これらのファイルをPDFに変換して保存したり、
社内共有や取引先への提出に使用します。
しかし実際の業務では、
このPDF変換作業が手作業で行われていることが多く、
次のような問題が起こります。
- 1つずつPDF変換している
- 大量ファイルの変換に時間がかかる
- 担当者の作業負担が大きい
- 人手不足で処理が遅れる
こうした問題を解決できる方法が
PDF変換の自動化です。
なぜPDF変換は手作業になるのか
通常のPDF変換作業は次のような流れです。
1 WordやExcelファイルを開く
2 印刷または保存を選択
3 PDFを選択
4 保存
この作業を
- 10ファイル
- 100ファイル
- 1000ファイル
繰り返す必要があります。
この作業は単純ですが、
非常に時間がかかります。
また、担当者が忙しいと
PDF作成が遅れることもあります。
このような問題を解決するのが
FolderMillによる自動変換です。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
Hot Folderと呼ばれる監視フォルダを作成し、
そのフォルダにファイルを入れるだけで処理が始まります。
例えば
- PDF変換
- 自動印刷
- OCR処理
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
Hot FolderでPDF変換を自動化
FolderMillの基本は
**Hot Folder（監視フォルダ）**です。
このフォルダにファイルを入れると
自動で処理が開始されます。
例えば
PDF変換フォルダ
というHot Folderを作成します。
そのフォルダに
- Word
- Excel
- PowerPoint
などのファイルを入れると
自動でPDFに変換されます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えばPDF変換の場合
Rule
PDF変換
Task
1 PDF変換
2 ファイル名変更
3 保存フォルダ移動
このように
複数の処理を自動で行うことができます。
PDF変換の自動処理の流れ
PDF変換の流れは次の通りです。
① ファイルをHot Folderに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ 変換ルールを適用
↓
④ PDFに変換
↓
⑤ 指定フォルダに保存
すべて自動で行われます。
FolderMill導入のメリット
PDF変換を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業のPDF変換が不要になります。
大量処理対応
大量ファイルを一括変換できます。
ミス防止
変換漏れを防げます。
業務効率化
担当者の負担が大きく減ります。
FolderMillが向いている業界
PDF変換の自動化は
多くの業界で利用されています。
製造業
作業資料のPDF化
医療機関
報告書PDF化
税理士事務所
帳票PDF保存
金融機関
書類アーカイブ
教育機関
資料共有
文書業務を自動化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- PDF変換
- 印刷
- OCR
- ファイル整理
などを自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。