企業ではWordやExcelで作成した文書を
PDFに変換する作業が日常的に行われています。
例えば次のような文書です。
- 見積書
- 請求書
- 報告書
- 社内資料
- 業務マニュアル
これらの文書をPDFに変換して保存したり、
取引先へ送付するケースが多くあります。
しかし多くの企業では、
このPDF変換作業を手作業で行っています。
その結果、次のような問題が起こります。
- 1つずつPDF変換している
- 大量のファイルを処理するのに時間がかかる
- 担当者の作業負担が大きい
- 人手不足で業務が遅れる
こうした問題を解決する方法が
PDF変換の自動化です。
Word・ExcelのPDF変換が手作業になる理由
通常、WordやExcelをPDFに変換する場合
次のような操作が必要です。
1 WordやExcelを開く
2 ファイルメニューを選択
3 PDF保存を選択
4 保存
この作業を
- 10ファイル
- 100ファイル
- 500ファイル
繰り返す必要があります。
大量の文書を扱う企業では
この作業に多くの時間がかかります。
また、担当者が忙しい場合
PDF作成が後回しになることもあります。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
指定したフォルダ（Hot Folder）に
ファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
- PDF変換
- 印刷
- OCR処理
- ファイル整理
などを自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
強力なツールです。
Hot FolderでPDF変換を自動化
FolderMillでは
Hot Folderを作成することで
PDF変換を自動化できます。
例えば
PDF変換フォルダ
というフォルダを作成します。
このフォルダに
- Wordファイル
- Excelファイル
を入れると
自動でPDFに変換されます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えばPDF変換の場合
Rule
PDF変換
Task
1 PDF変換
2 ファイル名変更
3 保存フォルダ移動
このように複数の処理を
まとめて設定することができます。
自動PDF変換の流れ
PDF変換の流れは次の通りです。
① WordやExcelファイルをフォルダに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ 変換ルールを適用
↓
④ PDFに変換
↓
⑤ 指定フォルダに保存
すべて自動で行われます。
FolderMill導入のメリット
WordやExcelのPDF変換を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業のPDF変換が不要になります。
大量処理対応
大量の文書を一括処理できます。
ミス防止
変換漏れを防げます。
業務効率化
担当者の負担が大きく減ります。
FolderMillが活躍する業界
PDF変換の自動化は
多くの業界で活用されています。
製造業
作業資料のPDF化
税理士事務所
帳票保存
医療機関
報告書PDF化
金融機関
契約書保存
教育機関
資料共有
文書業務を自動化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- PDF変換
- 印刷
- OCR
- ファイル整理
などの処理を完全自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。