企業では多くの紙文書や画像ファイルを扱っています。
例えば次のような文書です。
- 紙の契約書
- 紙の申請書
- 紙の帳票
- スキャンされたPDF
- 画像ファイル
これらの文書をデータとして活用するためには、
**OCR処理（文字認識）**が必要になります。
OCRとは
画像やPDFに含まれる文字を読み取り、
テキストデータとして利用できるようにする技術です。
しかし実際の業務では、
OCR処理を手作業で行っている企業が多く、
次のような問題が起こります。
- OCR処理に時間がかかる
- 1つずつ手作業で処理している
- 大量文書の処理が大変
- 人手不足で業務が止まる
こうした問題を解決する方法が
OCR処理の自動化です。
OCR処理が手作業になる理由
通常、OCR処理を行う場合
次のような操作が必要です。
1 スキャンしたPDFを開く
2 OCRソフトを起動
3 OCR処理を実行
4 テキストを保存
この作業を
- 10ファイル
- 100ファイル
- 500ファイル
繰り返す必要があります。
特に紙文書を多く扱う企業では
OCR処理に多くの時間がかかります。
また、担当者が忙しい場合
文書データ化が遅れることもあります。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
指定したフォルダ（Hot Folder）に
ファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
- OCR処理
- PDF変換
- 自動印刷
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
Hot FolderでOCR処理を自動化
FolderMillでは
Hot Folderを作成することで
OCR処理を自動化できます。
例えば
OCR処理フォルダ
というフォルダを作成します。
このフォルダに
- スキャンPDF
- 画像ファイル
を入れると
自動でOCR処理が行われます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えばOCR処理の場合
Rule
OCR処理
Task
1 OCR実行
2 PDF保存
3 ファイル移動
このように複数の処理を
まとめて設定することができます。
OCR自動処理の流れ
OCR処理の流れは次の通りです。
① スキャンしたPDFをフォルダに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ OCRルールを適用
↓
④ 文字認識を実行
↓
⑤ テキスト付きPDFを保存
すべて自動で行われます。
FolderMill導入のメリット
OCR処理を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業のOCR処理が不要になります。
大量処理対応
大量文書を一括処理できます。
検索可能文書
テキスト検索が可能になります。
業務効率化
担当者の負担が大きく減ります。
FolderMillが活躍する業界
OCR処理の自動化は
多くの業界で利用されています。
医療機関
診療記録のデータ化
金融機関
契約書管理
製造業
図面管理
官公庁
申請書データ化
教育機関
資料アーカイブ
文書管理を効率化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- OCR処理
- PDF変換
- 印刷
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
企業の文書管理を効率化する
非常に強力なツールです。