税理士事務所では日々多くの帳票を扱います。
例えば次のような帳票です。
- 決算書
- 試算表
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
- 請求書
- 報告資料
これらの帳票は多くの場合、PDFとして作成されます。
そして印刷して顧問先に提出したり、社内で保管します。
しかし多くの税理士事務所では
帳票印刷を手作業で行っていることが多いのが現状です。
その結果、次のような問題が発生します。
- 大量帳票の印刷に時間がかかる
- 月末や決算期に業務が集中する
- 印刷漏れが発生する
- 担当者の負担が大きい
こうした問題を解決する方法が
帳票印刷の自動化です。
税理士事務所で発生する印刷業務
税理士事務所では、次のような場面で印刷作業が発生します。
月次処理
試算表や総勘定元帳の印刷
決算業務
決算書や申告資料の印刷
顧問先提出資料
帳票一式の印刷
社内保管
帳票の保存用印刷
これらの帳票は
顧問先ごとに大量に作成されるため、
印刷作業が非常に多くなります。
手作業印刷の問題
通常、PDF帳票を印刷する場合
次のような操作が必要になります。
1 PDFを開く
2 印刷ボタンを押す
3 プリンタを選択
4 印刷開始
この作業を
- 10件
- 50件
- 100件
繰り返す必要があります。
決算期などは
数百ファイルを印刷することもあります。
この作業は単純ですが、
大きな時間がかかります。
また、印刷漏れなどの
ミスが発生することもあります。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
Hot Folderという監視フォルダを作成し、
そこにファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
- PDF印刷
- PDF変換
- OCR処理
- ファイル整理
などを自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。
Hot Folderで帳票印刷を自動化
FolderMillでは
Hot Folderを作成することで
帳票印刷を自動化できます。
例えば
帳票印刷フォルダ
というフォルダを作成します。
このフォルダに
帳票PDFを入れると
自動で印刷されます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えば税理士事務所の場合
Rule
帳票処理
Task
1 PDF印刷
2 PDF保存
3 フォルダ整理
このように複数の処理を
まとめて実行できます。
自動処理の流れ
帳票印刷の流れは次の通りです。
① 帳票PDFをHot Folderに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ 印刷ルールを適用
↓
④ プリンタで自動印刷
↓
⑤ 処理完了
担当者が操作する必要はありません。
FolderMill導入のメリット
税理士事務所で帳票印刷を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
大量帳票の印刷作業が不要になります。
業務効率化
月次処理や決算業務がスムーズになります。
ミス防止
印刷漏れを防ぐことができます。
人手不足対策
担当者がいなくても処理できます。
税理士事務所の業務改善
税理士事務所では
多くの帳票処理が発生します。
FolderMillを導入することで
フォルダにファイルを入れるだけで
- 帳票印刷
- PDF整理
- 文書管理
などを自動化できます。
税理士事務所の業務効率化に
非常に有効なソリューションです。