医療機関では毎日多くの検査結果や帳票を扱っています。
例えば次のような文書です。
- 検査結果報告書
- 診療記録
- 検査依頼書
- 画像診断レポート
- 紹介状
これらの文書は多くの場合、
PDFファイルとして管理されています。
そして必要に応じて印刷し
- 患者へ渡す
- 医師が確認する
- 医療記録として保管する
といった業務で使用されます。
しかし多くの医療機関では
これらのPDF印刷が手作業で行われています。
その結果、次のような問題が発生します。
- 印刷作業に時間がかかる
- 大量文書の処理が大変
- 印刷漏れが発生する
- スタッフの負担が大きい
こうした問題を解決できるのが
文書処理の自動化です。
医療機関で発生する印刷業務
医療機関では次のような場面で
印刷作業が発生します。
外来診療
検査結果の印刷
入院患者
診療記録の印刷
検査部門
検査結果レポート
紹介状
他医療機関への文書
医療事務
各種帳票印刷
これらの文書は
1日に大量に作成されるため
印刷業務が大きな負担になります。
手作業印刷の問題
通常、PDFを印刷する場合
次の操作が必要になります。
1 PDFを開く
2 印刷ボタンを押す
3 プリンタを選択
4 印刷開始
この作業を
- 数十件
- 数百件
繰り返す必要があります。
忙しい医療現場では
この作業がスタッフの負担になります。
また、印刷漏れなどの
ミスが発生する可能性もあります。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
Hot Folderという監視フォルダを作成し、
そこにファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
- PDF印刷
- PDF変換
- OCR処理
- ファイル整理
などを自動化できます。
企業や医療機関の文書業務を
効率化するツールです。
Hot Folderで文書処理を自動化
FolderMillでは
Hot Folderを作成することで
文書処理を自動化できます。
例えば
検査結果印刷フォルダ
というフォルダを作成します。
このフォルダに
検査結果PDFを入れると
自動で印刷されます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えば医療機関の場合
Rule
検査結果処理
Task
1 PDF印刷
2 PDF保存
3 フォルダ整理
このように
複数の処理を自動化できます。
自動処理の流れ
検査結果処理の流れは次の通りです。
① 検査結果PDFをHot Folderに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ 印刷ルールを適用
↓
④ プリンタで自動印刷
↓
⑤ 処理完了
担当者が操作する必要はありません。
FolderMill導入のメリット
医療機関で文書処理を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
スタッフの印刷作業が減ります。
業務効率化
大量文書を自動処理できます。
ミス防止
印刷漏れを防げます。
人手不足対策
少人数でも業務が回ります。
医療機関の業務改善
医療機関では
毎日多くの文書処理が発生します。
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- 検査結果印刷
- PDF整理
- 文書管理
などを自動化できます。
医療機関の業務効率化に
非常に有効なソリューションです。