悩み
企業では、毎日の業務の中でさまざまな帳票を扱っています。
例えば次のような帳票です。
・受注書
・出荷伝票
・請求書
・売上帳票
・報告書
こうした帳票は、業務システムやExcelなどから作成されることが多く、
多くの企業では次のような作業を毎日繰り返しています。
帳票を開く
↓
印刷する
↓
PDF保存する
↓
フォルダに保存する
一つ一つの作業は簡単ですが、
帳票の数が多い場合、かなりの時間がかかります。
例えば
・毎日数十枚の帳票
・月末の大量帳票
・出荷伝票の一括印刷
などがある企業では、
帳票印刷の作業だけで多くの時間を使ってしまいます。
また、このような作業では
・作業時間が長い
・人手が必要
・印刷ミスが起こる
という問題も起こりやすくなります。
特に最近では人手不足が深刻化しており、
事務作業の負担を減らすことが重要になっています。
そのため多くの企業が
帳票業務の効率化
を考えるようになっています。
解決
実は帳票印刷の作業は
自動化することができます。
例えば、フォルダに帳票ファイルを入れるだけで
・自動印刷
・PDF変換
・自動保存
を行うことができます。
つまり、
帳票ファイルを作成
↓
フォルダに保存
↓
自動で印刷
という流れになります。
この仕組みを使うことで、
・帳票印刷の作業時間を短縮
・担当者の負担を軽減
・印刷ミスの削減
などが可能になります。
特に
・受注書
・出荷伝票
・請求書
など、毎日同じ帳票を処理する業務では、
自動化の効果が大きくなります。
このような仕組みは
文書自動化システム
と呼ばれ、海外では企業の業務効率化のために
広く使われています。
帳票印刷の作業に時間がかかっている場合は、
文書業務の自動化を検討してみる価値があります。
まずはこの仕組みを
3分で理解できます。