フォルダに入れるだけで、印刷・PDF変換・文書整理が自動で終わる
多くの企業では、毎日大量の文書処理が発生しています。
- PDF変換
- 帳票印刷
- WordやExcel資料の保存
- スキャン文書の整理
しかし実際には、
ファイルを確認
↓
アプリを開く
↓
PDF変換
↓
印刷
↓
保存
という 手作業で処理しているケースがほとんどです。
その結果
- 作業時間がかかる
- 人手不足
- ミスが起こる
という問題が発生します。
そこで注目されているのが
AIではなく、文書自動化システムです。
文書自動化システムとは
文書自動化とは
文書処理を自動で行う仕組みです。
例
フォルダにファイルを入れる
↓
自動でPDF変換
↓
自動で印刷
↓
自動で保存
人が操作する必要はありません。
AIと文書自動化の違い
最近はAIが話題ですが、
AIは
- 文章生成
- データ分析
- 判断
などが得意です。
しかし
- PDF変換
- 印刷
- ファイル処理
といった 実務処理は苦手です。
つまり
AIだけでは
文書業務は自動化できません。
文書自動化の代表例
FolderMill
FolderMill は
Hot Folder（ホットフォルダ）
という仕組みで
文書処理を自動化します。
仕組み
Hot Folder
↓
Rule
↓
Action
つまり
フォルダに入れる
↓
自動処理
これだけです。
文書自動化でできること
FolderMillを使うと
次のような作業が自動化できます。
PDF変換
Word、Excel、PowerPointなどを
自動でPDF化
自動印刷
PDFやOffice文書を
まとめて自動印刷
OCR処理
スキャン文書を
検索可能PDFに変換
ファイル整理
ファイル名変更
フォルダ振り分け
PDF加工
透かし
ページ番号
PDF結合
実際の業務での使い方
税理士事務所
会計帳票
↓
PDF変換
↓
顧客フォルダ保存
製造業
作業指示書
↓
↓
工場プリンタ印刷
学校
試験問題Word
↓
↓
印刷
医療機関
検査レポート
↓
↓
自動印刷
文書自動化のメリット
文書自動化を導入すると
- 作業時間削減
- 人手不足対策
- ミス削減
が実現します。
さらに
AIのような
- API設定
- プログラム
- 月額料金
も不要です。
AI不要の理由
多くの企業が求めているのは
AIではなく
PDF変換
印刷
帳票処理
といった
実務の自動化です。
この分野では
専用ソフトの方が
- 安定
- シンプル
- 確実
です。
まとめ
AIができること
- 分析
- 文章生成
文書自動化システムができること
- PDF変換
- 印刷
- OCR
- 文書整理
つまり
企業の文書業務を自動化するなら
AIではなく文書自動化システムが最適です。