フォルダに入れるだけで、文書処理が自動で始まる仕組み

Hot Folderとは？

Hot Folder（ホットフォルダ）とは、

FolderMillの「監視フォルダ」機能のことです。

指定したフォルダをFolderMillが常時監視し、

ファイルが入ると自動で

• 印刷
• PDF変換
• TIFF変換
• 振り分け

などを実行します。

つまり、

フォルダに入れるだけで自動処理する

を実現する仕組みです。

企業の文書業務では、毎日多くのファイルが処理されています。

たとえば

• PDF変換
• 印刷
• ファイル整理
• OCR処理

これらを手作業で行うと、時間がかかりミスも起こります。

そこで使われるのが

**Hot Folder（ホットフォルダ）**という仕組みです。

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Hot Folderとは

Hot Folderとは

フォルダにファイルを入れると、自動処理が始まる仕組みです。

イメージ

ファイルをフォルダに入れる
↓
自動処理開始
↓
完了

人が操作する必要はありません。

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Hot Folderでできること

Hot Folderを使うと、次のような処理が自動で行えます。

PDF変換

WordやExcelファイルを
自動でPDFに変換

自動印刷

PDFやOffice文書を
自動で印刷

ファイル整理

ファイル名変更
フォルダ振り分け

OCR処理

スキャン文書を
検索可能PDFに変換

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Hot Folderの基本構造

Hot Folderの仕組みはとてもシンプルです。

Hot Folder
↓
Rule（ルール）
↓
Action（処理）

つまり

フォルダに入れる
↓
決めたルールで処理
↓
自動で実行

という流れです。

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実際の業務例

税理士事務所

会計帳票フォルダ
↓
PDF変換
↓
顧客フォルダ保存

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製造業

作業指示書フォルダ
↓
PDF
↓
工場プリンタ印刷

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学校

試験問題フォルダ
↓
PDF
↓
印刷

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Hot Folderが使われる理由

Hot Folderは

文書業務を大幅に効率化できます。

メリット

• 作業時間削減
• 人手不足対策
• 作業ミス削減

つまり

人が操作する作業
↓
自動処理

に変わります。

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Hot Folderの代表ソフト

FolderMill

FolderMillは

Hot Folderを使った文書自動化ソフトです。

特徴

• PDF変換
• 自動印刷
• OCR
• PDF加工
• 条件分岐処理

などを

完全自動化できます。

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まとめ

Hot Folderとは

フォルダにファイルを入れるだけで
文書処理が自動で実行される仕組みです。

この仕組みを使うと

• PDF変換
• 印刷
• 文書整理

などの作業を

完全自動化できます。