印刷、PDF変換、フォルダ整理、文書の保管。
これらの作業は、多くの企業で「当たり前の業務」として日々繰り返されています。しかし、Deep Research（調査分析）の結果から明らかになったのは、不要な文書作業を人手のまま続けること自体が、企業にとって大きなリスクになっているという事実です。
近年、AIやRPA、クラウド技術の進展により、文書作業の多くはすでに自動化・効率化が可能になっています。それにもかかわらず、現場では依然として紙中心・手作業中心の運用が残り、知らず知らずのうちに企業体力を削っています。
Deep Researchによる分析では、手作業による文書処理により、従業員の業務時間の最大30％が実質的に無駄な作業に費やされているケースも確認されています。これは単なる作業時間の問題ではありません。本来注力すべき業務改善、顧客対応、企画立案に使える時間が奪われていることを意味します。
見過ごされがちな6つのリスク
不要な文書作業を放置すると、リスクは次の6つの領域に広がります。
第一に人的リスクです。印刷や整理に追われることで現場の負担は増え、残業や疲弊、離職につながります。また、文書管理が特定の担当者に依存し、業務が属人化する危険も高まります。
第二にコストリスク。紙・インク・プリンター維持費といった直接コストに加え、検索や確認にかかる時間という見えないコストが積み重なります。
第三にコンプライアンスリスク。法改正への対応遅れ、文書管理不備による情報漏洩は、企業の信用を大きく損ないます。
第四に事業継続リスク。災害や緊急時に紙文書が失われると、業務再開や証拠提出が困難になります。
第五に技術遅延リスク。デジタル化を後回しにした企業は、競争力の差を一気に広げられます。
第六に環境リスク。紙資源の浪費は、CSRや社会的評価にも影響します。
「今すぐ大きなDX」ではなく、現実的な第一歩を
重要なのは、いきなり高額なDX投資を行うことではありません。
まずは「不要な文書作業を減らす」こと。ここが最も効果が高く、現場の変化を実感しやすい第一歩です。
文書の自動処理、印刷の自動化、フォルダ整理や変換作業の省力化。こうした改善は、現場の負担を静かに減らしながら、確実に時間と余力を生み出します。
Deep Researchが示しているのは、「何もしないこと」が最も高くつくという現実です。
不要な文書作業を見直すことは、コスト削減策であると同時に、人を守り、会社の未来を守る経営判断でもあります。