フォルダに入れるだけで文書処理を自動化する方法
企業では毎日大量の文書を扱います。
例えば
- Word
- Excel
- スキャン文書
などです。
これらの文書を
- PDF変換
- 印刷
- 保存
- OCR
などの処理をしていると
多くの時間がかかります。
そこで注目されているのが
文書処理自動化ソフト
です。
その代表的なソフトが
FolderMill
です。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダにファイルを入れるだけで文書処理を自動化するソフト
です。
例えば
Wordファイル
をフォルダに入れると
PDF変換
↓
印刷
↓
保存
などの処理を自動で行います。
つまり
手作業をなくすことができます。
FolderMillの仕組み
FolderMillは次の構造で動きます。
Hot Folder
↓
Rule
↓
Action
↓
Output
意味は次の通りです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| Hot Folder | 監視フォルダ |
| Rule | 処理ルール |
| Action | 実行処理 |
| Output | 処理結果 |
つまり
フォルダ → 自動処理 → 結果
という仕組みです。
Hot Folderとは
Hot Folderとは
監視フォルダ
です。
このフォルダにファイルを入れると
FolderMillが処理を開始します。
例えば
C:\Invoice
というフォルダをHot Folderに設定します。
ここに
invoice.docx
を入れると
PDF変換
↓
印刷
↓
保存
が自動で実行されます。
FolderMillでできること
FolderMillでは
次のような処理ができます。
PDF変換
Word
Excel
PowerPoint
を
に変換します。
自動印刷
フォルダに入れると
Word
Excel
などを
自動印刷
します。
OCR
スキャン文書を
検索可能PDF
に変換できます。
ファイル名変更
例えば
invoice.pdf
を
2026_invoice.pdf
のように変更できます。
条件分岐
ファイルによって
処理を変えることもできます。
例
invoice → 経理プリンタ
delivery → 出荷プリンタ
FolderMillの活用例
FolderMillは
様々な業界で使われています。
製造業
製造業では
- 出荷伝票
- 作業指示書
- 納品書
などがあります。
これらを
帳票フォルダ
↓
自動印刷
にできます。
税理士事務所
税理士事務所では
- 請求書
- 決算書
- 試算表
などを扱います。
例えば
顧問先フォルダ
↓
PDF変換
↓
保存
を自動化できます。
大学
大学では
- レポート
- 試験問題
- 論文
などがあります。
FolderMillを使うと
レポート
↓
PDF保存
↓
学生別フォルダ
などの処理が可能です。
医療機関
医療機関では
- 診療記録
- 検査結果
- 同意書
などの文書があります。
FolderMillで
スキャン文書
↓
OCR
↓
検索可能PDF
を作ることができます。
FolderMillのメリット
FolderMillを導入すると
次のメリットがあります。
作業時間削減
手作業がなくなります。
作業ミス削減
自動処理なので
ミスが減ります。
人手不足対策
文書業務を自動化できます。
FolderMillが向いている企業
特に次の企業に向いています。
- 製造業
- 医療機関
- 税理士事務所
- 大学
- 官公庁
理由は
文書量が多いからです。
まとめ
FolderMillは
フォルダに入れるだけ
で文書処理を自動化できるソフトです。
企業では
- 帳票印刷
- PDF変換
- OCR
- 文書整理
などの業務で活用されています。
文書業務の効率化を考えている企業にとって
非常に強力なソフト
と言えるでしょう。