企業では毎日多くの帳票を印刷しています。
例えば次のような帳票です。
- 請求書
- 見積書
- 納品書
- 作業指示書
- 検査結果
- 物流伝票
しかし実際の業務では、これらの帳票を
手作業で印刷している企業がまだ多いのが現状です。
その結果、次のような問題が起こります。
- 印刷作業に時間がかかる
- 大量印刷で作業が止まる
- 印刷ミスが発生する
- 人手不足で業務が回らない
こうした問題を解決できるのが
帳票印刷の自動化です。
帳票印刷が手作業になる理由
一般的な印刷作業は次の流れです。
1 ファイルを開く
2 印刷ボタンを押す
3 プリンタを選択
4 印刷開始
1つの帳票なら問題ありません。
しかし
- 100枚
- 500枚
- 1000枚
となると作業は非常に大変になります。
また、担当者が不在の場合
印刷業務が止まることもあります。
このような問題を解決する方法が
帳票印刷の自動化です。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
Hot Folderという監視フォルダを作成し、
そこにファイルを入れるだけで処理が始まります。
例えば
- 自動印刷
- PDF変換
- OCR
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
Hot Folderで帳票印刷を自動化
FolderMillでは
Hot Folderを作成することで帳票印刷を自動化できます。
例えば
帳票印刷フォルダ
というフォルダを作成します。
このフォルダに帳票ファイルを入れると
自動で印刷が開始されます。
ユーザーが行う操作は
ファイルをフォルダに入れるだけ
です。
RuleとTaskで印刷処理を設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実際の処理
例えば帳票印刷の設定は次のようになります。
Rule
帳票印刷
Task
1 印刷
2 PDF保存
3 ファイル移動
このように
複数の処理をまとめて設定できます。
帳票印刷の自動処理の流れ
帳票印刷の流れは次の通りです。
① 帳票ファイルをフォルダに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ 印刷ルールを適用
↓
④ プリンタで自動印刷
↓
⑤ 処理完了
担当者が操作する必要はありません。
FolderMill導入のメリット
帳票印刷を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業の印刷が不要になります。
大量印刷対応
大量の帳票を自動処理できます。
ミス防止
印刷漏れがなくなります。
業務効率化
担当者の負担が減ります。
FolderMillが活躍する業界
帳票印刷の自動化は
多くの業界で活用されています。
医療機関
検査結果やカルテ印刷
製造業
作業指示書印刷
税理士事務所
決算書や帳票印刷
物流業
伝票印刷
金融機関
契約書類印刷
文書業務を自動化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- 帳票印刷
- PDF変換
- OCR処理
- ファイル整理
などを自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。