Hot Folder・Rule・Taskの3つで自動化
FolderMillは、次の3つの仕組みで文書処理を自動化します。
- Hot Folder
- Rule
- Task
この3つを設定するだけで、
フォルダにファイルを入れるだけの自動処理が完成します。
Hot Folderとは
Hot Folderとは、
自動処理を開始する監視フォルダのことです。
FolderMillはこのフォルダを常に監視しており、
ファイルが入ると自動で処理を開始します。
例えば
請求書フォルダ
見積書フォルダ
PDF変換フォルダ
など用途ごとにHot Folderを作ることができます。
ユーザーは
ファイルをフォルダに入れるだけ
それだけで処理が開始されます。
Ruleとは
Rule（ルール）とは、
どの処理を行うかを決める設定です。
例えば次のようなルールを作成できます。
- PDFを印刷する
- WordをPDFに変換する
- OCR処理を行う
- ファイル名を変更する
- 保存先フォルダへ移動する
Hot Folderにファイルが入ると、
このRuleに従って自動処理が行われます。
Taskとは
Task（タスク）とは、
実際に実行される処理のことです。
Ruleの中に複数のTaskを設定することができます。
例えば
1つのRuleの中で
- PDF変換
- 印刷
- ファイル名変更
- フォルダ移動
このような処理を順番に実行できます。
つまり
Hot Folder
↓
Rule
↓
Task
という流れで処理が行われます。
FolderMillの自動処理の流れ
実際の処理は次のようになります。
① ファイルをHot Folderに入れる
↓
② Ruleが自動で適用される
↓
③ Taskが順番に実行される
↓
④ 印刷・変換・保存が自動で完了
たった3つの設定で業務自動化
FolderMillは
- Hot Folder
- Rule
- Task
この3つを設定するだけで
企業の文書処理を完全自動化できます。