PDFを印刷する作業は、多くの企業で日常的に行われています。
例えば次のような業務です。
- 請求書の印刷
- 見積書の印刷
- 帳票印刷
- 報告書の印刷
- 医療機関の検査結果
しかし、実際の業務では次のような問題がよく起こります。
- 1つずつPDFを開いて印刷している
- 大量のPDFを手作業で印刷している
- 印刷担当者の作業時間が長い
- 人手不足で業務が回らない
こうした問題を解決できるのが
FolderMillによる自動印刷です。
PDF印刷が手作業になる理由
一般的なパソコンでは、PDFを印刷する場合
- PDFを開く
- 印刷ボタンを押す
- プリンタを選択
- 印刷開始
という操作が必要です。
もし100枚のPDFがある場合、
この操作を100回行う必要があります。
この作業は単純ですが、時間がかかり
ミスも起こりやすくなります。
例えば
- 印刷漏れ
- 印刷順序の間違い
- 印刷設定ミス
などです。
このような問題を解決する方法が
フォルダ監視による自動印刷です。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
指定したフォルダ（Hot Folder）に
ファイルが入ると自動で処理を行います。
例えば
- 印刷
- PDF変換
- OCR
- ファイル名変更
- メール送信
などを完全自動化できます。
企業の文書業務を効率化するために
多くの企業で利用されています。
Hot Folderによる自動印刷
FolderMillの基本は
**Hot Folder（監視フォルダ）**です。
このフォルダを作成すると
FolderMillが常にフォルダを監視します。
そして
ファイルが入ると自動処理が開始されます。
例えば
請求書印刷フォルダ
というHot Folderを作成すると
そのフォルダにPDFを入れるだけで
自動で印刷されます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
処理内容をRuleとTaskで設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えば
Rule
請求書処理
Task
1 印刷
2 PDF保存
3 ファイル移動
このように
1つのルールの中で複数処理を実行できます。
自動印刷の流れ
実際の処理の流れは次の通りです。
① PDFをHot Folderに入れる
↓
② FolderMillが自動検知
↓
③ Ruleが適用される
↓
④ Taskが実行される
↓
⑤ プリンタで自動印刷
人が操作する必要はありません。
FolderMillを導入すると何が変わるか
FolderMillを導入すると
次のような効果があります。
作業時間削減
PDFを1つずつ印刷する作業がなくなります。
業務効率化
大量印刷が自動化されます。
ミス防止
印刷漏れがなくなります。
人手不足対策
担当者がいなくても処理ができます。
FolderMillが向いている業界
FolderMillは
次のような業界で特に効果があります。
医療機関
検査結果や帳票印刷
製造業
作業指示書印刷
税理士事務所
決算書や帳票印刷
物流業
伝票印刷
金融機関
書類処理
文書業務の自動化を実現
FolderMillを利用すると
フォルダに入れるだけで
- 印刷
- PDF変換
- OCR
- ファイル整理
などの処理を完全自動化できます。
企業の文書業務を大きく効率化する
強力なツールです。
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