企業では毎日多くの文書を処理しています。
例えば次のような業務です。
- 請求書印刷
- 見積書作成
- 報告書管理
- 契約書保存
- 帳票整理
- スキャン文書管理
これらの作業は、多くの企業で
手作業で行われていることが多いのが現状です。
その結果、次のような問題が発生します。
- 作業時間が長い
- 担当者の負担が大きい
- 人手不足で業務が回らない
- 作業ミスが発生する
こうした問題を解決する方法が
文書業務の自動化です。
文書業務が手作業になる理由
多くの企業では、文書処理が次のような手順で行われています。
1 ファイルを開く
2 印刷する
3 PDFに変換する
4 ファイル名を変更する
5 フォルダに保存する
これらの作業は
1つの文書であれば問題ありません。
しかし実際の業務では
- 10件
- 100件
- 1000件
という大量処理が必要になります。
この作業をすべて手作業で行うと
大きな負担になります。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
Hot Folderという監視フォルダを作成し、
そこにファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
- 自動印刷
- PDF変換
- OCR処理
- ファイル名変更
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。
FolderMillの仕組み
FolderMillは
次の3つの仕組みで動作します。
Hot Folder
ファイルを入れる監視フォルダ
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
この3つを設定することで
文書処理を自動化できます。
文書自動化の流れ
文書処理の流れは次の通りです。
① ファイルをHot Folderに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ Ruleを適用
↓
④ Taskを実行
↓
⑤ 処理完了
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
FolderMillで自動化できる業務
FolderMillでは次のような業務を自動化できます。
PDF印刷
帳票や請求書の自動印刷
PDF変換
WordやExcelの自動PDF化
OCR処理
スキャン文書の文字認識
ファイル整理
ファイル名変更やフォルダ移動
文書管理
自動保存やアーカイブ
FolderMill導入のメリット
文書業務を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業の文書処理が不要になります。
業務効率化
大量文書を自動処理できます。
ミス防止
処理漏れを防げます。
人手不足対策
担当者がいなくても処理できます。
FolderMillが活躍する業界
FolderMillは
多くの業界で利用されています。
製造業
作業指示書管理
医療機関
検査結果処理
税理士事務所
帳票管理
金融機関
契約書管理
物流業
伝票処理
教育機関
資料管理
文書業務の未来
近年、多くの企業で
業務の自動化が進んでいます。
文書処理も例外ではありません。
FolderMillのような自動化ツールを導入することで
企業の業務効率を大きく向上させることができます。
特に
- 人手不足
- 業務効率化
- ミス削減
といった課題を抱える企業にとって
非常に有効なソリューションです。
文書業務を自動化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- 印刷
- PDF変換
- OCR
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。