悩み
企業の事務作業では、さまざまな文書処理が毎日発生します。
例えば次のような作業です。
・PDFの印刷
・WordやExcelのPDF変換
・帳票の印刷
・文書ファイルの整理
・フォルダへの保存
多くの企業では、これらの作業を担当者が手作業で行っています。
例えば
文書を開く
↓
印刷
↓
PDF保存
↓
フォルダ整理
という流れです。
この作業を毎日繰り返している企業も多いでしょう。
しかし文書の数が多くなると、
このような手作業は大きな負担になります。
例えば
・毎日数十件の帳票処理
・大量のPDF印刷
・多くの文書のPDF変換
などがある場合、
文書処理だけでかなりの時間がかかります。
また、このような作業では
・作業時間が長い
・担当者の負担が大きい
・作業ミスが発生する
という問題も起こりやすくなります。
さらに最近では、人手不足の問題もあり、
事務作業の効率化が重要になっています。
そのため、多くの企業が
文書業務の自動化
に注目するようになっています。
解決
実は、印刷やPDF変換、帳票処理などの文書業務は
まとめて自動化することができます。
例えば
フォルダに文書ファイルを入れるだけで
・自動印刷
・PDF変換
・ファイル名変更
・フォルダ保存
などの処理を自動で行うことができます。
つまり
文書を作成
↓
フォルダに保存
↓
自動処理
という仕組みです。
このような仕組みを
文書自動化システム
と呼びます。
文書業務を自動化すると
・作業時間の短縮
・担当者の負担軽減
・作業ミスの削減
など多くのメリットがあります。
特に
・帳票処理が多い企業
・PDF変換が多い企業
・印刷業務が多い企業
では、大きな効果を発揮します。
海外では、このような文書自動化ツールを使って
業務効率化を行っている企業が多くあります。
もし、毎日の文書処理に時間がかかっているなら
文書業務の自動化を検討してみる価値があります。
まずはこの仕組みを
3分で理解できます。