フォルダに入れるだけで、印刷・PDF変換・文書整理が自動で終わる
企業の現場では、毎日大量の文書処理が発生しています。
たとえば
- PDF変換
- 複数ファイルの印刷
- 帳票作成
- 文書保存
- ファイル整理
しかし多くの会社では、これらをまだ 手作業で行っています。
よくある文書処理の流れ
ファイルを開く
↓
PDF変換
↓
印刷
↓
保存
この作業を 何十回、何百回も繰り返すため
- 作業時間がかかる
- 人手不足
- ミスが起こる
という問題が発生します。
文書自動化システムとは
文書自動化システムとは
文書処理を自動で行う仕組みです。
流れはとてもシンプルです。
フォルダにファイルを入れる
↓
自動処理
↓
完了
人が操作する必要はありません。
AIではなく文書自動化
最近は AIによる業務自動化が話題です。
しかし実際の文書業務では
- PDF変換
- 印刷
- ファイル処理
といった 実務処理が中心です。
AIは
- 文章生成
- データ分析
は得意ですが、
文書処理の実行には向いていません。
そこで使われるのが
文書自動化ソフトです。
FolderMill
文書自動化の代表ソフト
FolderMillは
Hot Folder（ホットフォルダ）
という仕組みで文書を自動処理します。
仕組み
Hot Folder
↓
Rule
↓
Action
つまり
フォルダに入れる
↓
自動処理
これだけです。
自動化できる作業
FolderMillを使うと
次の作業が自動化できます。
PDF変換
Word・Excel・PowerPoint → PDF
自動印刷
PDFやOffice文書をまとめて印刷
OCR処理
スキャン文書 → 検索可能PDF
ファイル整理
ファイル名変更
フォルダ振り分け
PDF加工
透かし
ページ番号
PDF結合
導入するとどうなるか
例えば税理士事務所では
会計帳票
↓
PDF変換
↓
顧客フォルダ保存
製造業では
作業指示書
↓
↓
工場プリンタ印刷
学校では
試験問題Word
↓
↓
印刷
などの業務が
完全自動化できます。
文書自動化のメリット
導入すると
- 作業時間削減
- 人手不足対策
- 作業ミス削減
が実現します。
さらに
AIツールのような
- API設定
- プログラム
- 月額料金
も不要です。
まとめ
AIは
- 分析
- 文章生成
に強いツールです。
一方
文書自動化システムは
- PDF変換
- 印刷
- OCR
- 文書整理
などの 実務処理を自動化します。
つまり
企業の文書業務を自動化するなら
AIより文書自動化システムが最適です。