フォルダに入れるだけで文書処理を自動化する方法
企業の業務では、毎日大量のファイル処理が発生します。
例えば次のような作業です。
・請求書のPDF保存
・会議資料の印刷
・Office文書のPDF変換
・画像形式への変換
・ファイル名整理
・バックアップ保存
これらの作業を 1つずつ手作業で行うと、膨大な時間がかかります。
多くの企業では、こうした単純作業に
毎日1〜3時間以上使っているケースも珍しくありません。
そこで登場するのが
**文書処理自動化ソフト「FolderMill」**です。
FolderMillを使えば、
フォルダにファイルを入れるだけで、すべて自動処理できます。
FolderMillとは
FolderMillは、
文書処理を自動化するソフトウェアです。
Word、Excel、PDF、画像などのファイルを、
・自動印刷
・PDF変換
・画像変換
・OCR処理
・ファイル名変更
・バックアップ保存
などに 自動処理できます。
特徴はとてもシンプルです。
フォルダに入れるだけ。
それだけで処理が始まります。
FolderMillの仕組み
FolderMillの核心は
ホットフォルダ（Hot Folder）
という仕組みです。
ホットフォルダとは、
特定のフォルダを監視し、ファイルが入ると自動処理する仕組みです。
例えば次のような流れになります。
請求書フォルダ
↓
PDF変換
↓
自動印刷
↓
バックアップ保存
この一連の処理を
完全自動で実行できます。
ホットフォルダの活用例
FolderMillでは、
フォルダごとに処理ルールを設定できます。
つまり、
フォルダ = 処理システム
になります。
例① 自動印刷フォルダ
フォルダに入れる
↓
自動印刷
展示会資料や帳票印刷などに便利です。
例② PDF変換フォルダ
フォルダに入れる
↓
PDFに変換
WordやExcelの文書を
自動でPDF化できます。
例③ 画像変換フォルダ
フォルダに入れる
↓
JPEG / PNG / TIFF変換
スキャンデータの処理などに便利です。
例④ OCRフォルダ
フォルダに入れる
↓
OCR処理
↓
検索可能PDF作成
紙資料のデジタル化にも対応できます。
FolderMillの主な機能
FolderMillには、業務を自動化する多くの機能があります。
主な機能を紹介します。
自動印刷
フォルダに入ったファイルを
指定プリンタへ自動印刷。
大量印刷業務に最適です。
PDF変換
Word / Excel / PowerPointなどを
自動でPDF変換できます。
画像変換
文書を
JPEG
PNG
TIFF
などの画像形式へ変換できます。
ファイル名変更
ルールを設定することで
・日付
・連番
・文字列
などを使ったファイル名変更が可能です。
OCR処理
スキャン文書を
検索可能PDF
に変換できます。
条件分岐処理
ファイル内容や名前によって
処理を分岐できます。
例えば
請求書 → 印刷
見積書 → PDF保存
などの処理が可能です。
FolderMillの使い方
FolderMillの設定はとても簡単です。
① FolderMillをインストール
② ホットフォルダを作成
③ 処理ルールを設定
④ 「Start」をクリック
これだけで
文書自動処理システムが完成します。
あとは
フォルダに入れるだけです。
FolderMillが企業に選ばれる理由
FolderMillは、世界中の企業で使われています。
理由は非常にシンプルです。
操作が簡単
プログラム知識不要。
フォルダとルール設定だけ。
業務を完全自動化
・印刷
・変換
・保存
すべて自動。
人手不足対策
単純作業を自動化することで
業務効率が大幅に改善します。
大量処理に強い
FolderMillは
企業レベルの文書処理に対応しています。
FolderMillが活躍する業界
FolderMillは次のような業界でよく利用されています。
・官公庁
・製造業
・医療
・学校
・会計事務所
・物流
・印刷業
特に
帳票処理や大量印刷
の現場で高く評価されています。
手作業の文書処理を終わらせる
もし次のような作業を毎日しているなら、
・PDF変換
・帳票印刷
・文書整理
・画像変換
FolderMillで
完全自動化できます。
フォルダに入れるだけで処理が進むため、
業務時間を大幅に削減できます。
FolderMill無料体験
FolderMillは無料体験が可能です。
実際に使ってみると、
「なぜもっと早く導入しなかったのか」
と感じる企業も少なくありません。
文書処理の自動化を検討している方は
ぜひ一度試してみてください。