企業では毎日多くのPDFファイルが作成されています。
例えば次のような業務です。
- 図面PDFの印刷
- 請求書や納品書の印刷
- 帳票レポートの印刷
- 社内資料の印刷
これらのPDFを印刷するとき、多くの企業では次のような作業を繰り返しています。
PDFを開く
↓
印刷ボタンを押す
↓
次のPDFを開く
この作業はシンプルですが、ファイル数が増えると大きな負担になります。
特に次のような場合です。
- 1日に数十〜数百のPDFを印刷する
- 同じフォルダのPDFを毎日印刷する
- 共有フォルダの資料を印刷する
このような業務を効率化する方法が
フォルダ自動印刷です。
フォルダ自動印刷とは
フォルダ自動印刷とは
フォルダにファイルを入れるだけで自動で印刷される仕組みです。
通常の印刷は次のような流れです。
PDFを開く
↓
印刷
↓
次のファイルを開く
しかしフォルダ自動印刷では
フォルダにPDFを入れる
↓
自動で印刷
というシンプルな流れになります。
つまり
印刷操作が不要になります。
フォルダ監視という仕組み
この自動印刷は
フォルダ監視（Folder Monitoring）
という仕組みで実現されます。
フォルダ監視とは
特定のフォルダを常に監視し
ファイルが追加されたときに自動処理を行う技術です。
例えば次のような処理が可能です。
フォルダにファイル追加
↓
自動印刷
↓
完了フォルダへ移動
このように、フォルダ監視を使うことで
業務の自動化ができます。
フォルダに入れるだけで印刷できるメリット
フォルダ自動印刷には多くのメリットがあります。
作業時間を削減
ファイルを1つずつ開く必要がなくなります。
大量のPDFを扱う企業では
作業時間を大幅に削減できます。
人手不足対策
自動処理により
印刷業務の負担を減らすことができます。
操作ミスを防ぐ
手作業の印刷では
- 印刷漏れ
- 印刷順序ミス
などが発生することがあります。
自動印刷では
これらのミスを減らすことができます。
業務の標準化
フォルダ自動印刷を導入すると
業務フローを統一できます。
フォルダ自動印刷が役立つ業界
この仕組みは次のような業界でよく使われています。
製造業
図面PDFの印刷を自動化できます。
印刷会社
大量のPDF処理を効率化できます。
医療機関
検査レポートなどの印刷を自動化できます。
税理士事務所
決算書や資料印刷を効率化できます。
フォルダ自動印刷を実現するソフト
フォルダ自動印刷を実現するソフトの一つが
FolderMillです。
FolderMillは
フォルダに入れるだけでファイル処理を自動化するソフト
です。
主な機能
- フォルダ監視
- PDF自動印刷
- ファイル変換
- 自動振り分け
などがあります。
企業の文書処理を効率化するために開発されたソフトです。
FolderMillの特徴
FolderMillを使うと
次のようなワークフローを作ることができます。
フォルダにファイルを追加
↓
PDF変換
↓
自動印刷
↓
処理済フォルダへ移動
このように
ファイル処理を完全自動化できます。
PDF印刷業務を自動化する時代
現在、多くの企業で
業務自動化
が進んでいます。
その中でも
- PDF印刷
- 文書処理
- 帳票処理
は自動化の効果が大きい分野です。
フォルダ自動印刷を導入することで
印刷業務の効率を大きく改善できます。
まとめ
フォルダに入れるだけでPDFを自動印刷する方法は
フォルダ監視という仕組みで実現できます。
この方法を使うことで
- 印刷業務の効率化
- 作業時間削減
- ミス防止
など多くのメリットがあります。
大量のPDFを扱う企業では
特に効果的な方法です。
FolderMillのようなソフトを活用することで
文書処理の自動化
を実現できます。