企業では、日々多くのファイルが作成されています。
例えば次のようなファイルです。
- PDF資料
- Word文書
- Excel帳票
- 図面ファイル
- 画像データ
これらのファイルを
- 印刷する
- PDFに変換する
- 別フォルダへ保存する
といった作業は、多くの企業で手作業で行われています。
しかしファイル数が増えると、この作業は非常に時間がかかります。
そこで役立つのが
フォルダ監視ソフトです。
フォルダ監視とは
フォルダ監視とは
特定のフォルダを常に監視し、ファイルが追加されたときに自動処理を行う仕組み
のことです。
例えば次のような処理が可能です。
フォルダにファイル追加
↓
PDF変換
↓
自動印刷
↓
処理済フォルダへ移動
このようにフォルダ監視を使うことで
ファイル処理の自動化
が実現できます。
フォルダ監視ソフトの役割
フォルダ監視ソフトは
フォルダの状態を監視し
ファイルが追加されたときに自動処理を実行します。
主な機能は次の通りです。
- フォルダ監視
- 自動印刷
- PDF変換
- ファイル振り分け
- ワークフロー処理
これにより
文書処理の自動化
が可能になります。
フォルダ監視でできる自動処理
フォルダ監視ソフトを使うと
次のような業務を自動化できます。
PDF自動印刷
フォルダにPDFを入れるだけで
自動で印刷できます。
大量のPDF印刷業務を効率化できます。
ファイルのPDF変換
WordやExcelファイルをフォルダに入れると
自動でPDFに変換できます。
ファイル振り分け
処理後のファイルを
自動で別フォルダへ移動できます。
文書ワークフロー自動化
フォルダ監視を使うことで
ファイル処理の流れを自動化できます。
例えば
入力フォルダ
↓
PDF変換
↓
印刷
↓
保存フォルダ
という処理が可能です。
フォルダ監視ソフトが役立つ業界
フォルダ監視ソフトは、次のような業界で活用されています。
製造業
図面ファイルの印刷を自動化できます。
印刷会社
大量のPDF処理を効率化できます。
医療機関
検査レポートなどの印刷を自動化できます。
情報システム部
社内帳票処理を自動化できます。
フォルダ監視を実現するソフト「FolderMill」
フォルダ監視機能を利用した自動処理ソフトの一つが
FolderMillです。
FolderMillは
フォルダ監視による文書処理自動化ソフト
です。
主な機能
- フォルダ監視
- PDF自動印刷
- ファイル変換
- 自動振り分け
などがあります。
企業の業務効率化を目的として開発されたソフトです。
FolderMillでできる自動ワークフロー
FolderMillを使うと
次のような自動処理を作ることができます。
フォルダにファイル追加
↓
PDF変換
↓
自動印刷
↓
処理済フォルダへ移動
このように
文書処理の完全自動化
が可能になります。
フォルダ監視は業務自動化の基本技術
現在、多くの企業で
業務自動化
が進んでいます。
その中でも
- 印刷業務
- PDF処理
- 帳票処理
は自動化の効果が大きい分野です。
フォルダ監視ソフトを導入することで
企業の業務効率を大きく改善できます。
まとめ
フォルダ監視ソフトとは
フォルダを監視してファイル処理を自動化するソフト
です。
この仕組みを使うことで
- PDF印刷
- ファイル変換
- 文書処理
などを自動化できます。
FolderMillのようなソフトを活用することで
文書ワークフローの自動化
を実現できます。