Word・Excel・画像を一括でPDFに変換する簡単な方法
PDF一括変換とは
企業では多くの文書が作成されています。
例えば
- Word文書
- Excel帳票
- PowerPoint資料
- 画像ファイル
これらのファイルを
に変換する作業は
多くの企業で日常的に行われています。
例えば
- 契約書保存
- 帳票保存
- 電子文書管理
などです。
しかし多くの企業では
次の方法でPDF変換を行っています。
Wordを開く
↓
PDF保存
↓
閉じる
↓
次のファイル
この作業を何十回も繰り返すと
かなりの時間がかかります。
そのため最近では
PDF一括変換
が注目されています。
PDF一括変換が必要な理由
企業では次の理由で
PDF保存が必要になるケースが増えています。
電子文書保存
多くの企業では
文書の電子保存が進んでいます。
PDFは
レイアウトが崩れない
という特徴があります。
そのため文書保存形式として
広く利用されています。
文書管理の効率化
WordやExcelのまま保存すると
- レイアウト変更
- フォント変更
などが発生することがあります。
PDFにすることで
文書を固定できます。
法令対応
企業では
- 会計書類
- 契約書
などを長期間保存する必要があります。
PDF形式で保存することで
文書管理を簡単にすることができます。
WindowsでPDF変換する方法
WordやExcelには
PDF保存機能があります。
方法
ファイル
↓
名前を付けて保存
↓
しかしこの方法には
問題があります。
問題1
1ファイルずつ変換する必要がある
問題2
大量ファイルでは時間がかかる
問題3
複数形式のファイルをまとめて変換できない
そのため業務用途では
一括変換ソフトが利用されることがあります。
PDF一括変換ソフト
複数のファイルをまとめてPDFへ変換できるソフトがあります。
その代表的なソフトが
DocuFreezer
です。
DocuFreezerとは
DocuFreezerは
複数のファイルをまとめてPDFへ変換できるソフトです。
対応ファイル
- Word
- Excel
- PowerPoint
- 画像
つまり
異なるファイル形式
でもまとめて変換できます。
DocuFreezerの使い方
操作は非常に簡単です。
① 変換ファイルを追加
② 出力形式を選択
③ スタート
これだけで
複数ファイルが自動で変換されます。
大量ファイル変換
DocuFreezerでは
100ファイル
200ファイル
などの大量ファイルも
まとめて変換できます。
そのため次の業務で利用されています。
- 会計帳票保存
- 契約書保存
- 文書管理
PDF変換を自動化するメリット
PDF変換を自動化すると
次のメリットがあります。
作業時間の削減
手作業でPDF変換を行うと
多くの時間がかかります。
一括変換ソフトを使えば
短時間で処理できます。
ミスの防止
手作業では
- 保存忘れ
- ファイル形式ミス
などが発生することがあります。
自動化することで
ミスを減らすことができます。
文書管理の効率化
PDF形式に統一することで
文書管理が簡単になります。
高速PDF変換ソフト
PDF変換には
もう一つのソフトがあります。
それが
2PDF
です。
2PDFとは
2PDFは
高速PDF変換ソフトです。
例えば
- PDF → 画像
- 画像 → PDF
- Word → PDF
- PDF → PDF/A
などの変換が可能です。
さらに
コマンドライン
にも対応しています。
そのため
- 自動処理
- システム連携
などにも利用されています。
無料体験
DocuFreezerと2PDFは
無料体験が可能です。
ダウンロード後
すぐに試すことができます。
👉 DocuFreezerダウンロード
👉 2PDFダウンロード
まとめ
PDF一括変換は
多くの企業で必要になる作業です。
しかし手作業で変換すると
時間がかかります。
そのため
- DocuFreezer
- 2PDF
などのソフトを使うことで
PDF変換業務を効率化できます。
まずは無料体験で
実際に試してみてください。