企業では毎日多くのファイルを扱っています。
例えば次のような文書です。
- 請求書
- 見積書
- 報告書
- 契約書
- 業務資料
これらのファイルを保存する際、
ファイル名を整理する作業が必要になります。
例えば
- 日付を入れる
- 顧客名を入れる
- 文書種類を入れる
などです。
しかしこの作業は手作業で行われることが多く、
次のような問題が発生します。
- ファイル名変更に時間がかかる
- 命名ルールが統一されない
- ファイル検索が難しくなる
- 担当者の負担が大きい
こうした問題を解決する方法が
ファイル名変更の自動化です。
なぜファイル名変更は手作業になるのか
通常、ファイル名を変更する場合
次のような操作が必要です。
1 ファイルを選択
2 名前変更をクリック
3 新しいファイル名を入力
この作業を
- 10ファイル
- 100ファイル
- 1000ファイル
繰り返す必要があります。
大量のファイルを扱う企業では
この作業だけでも多くの時間がかかります。
また、担当者によって
ファイル名の付け方が変わることもあります。
その結果、文書管理が難しくなることがあります。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
指定したフォルダ（Hot Folder）に
ファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
- PDF変換
- 印刷
- OCR処理
- ファイル名変更
- フォルダ移動
などを自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
強力なツールです。
Hot Folderでファイル名変更を自動化
FolderMillでは
Hot Folderを作成することで
ファイル名変更を自動化できます。
例えば
文書整理フォルダ
というフォルダを作成します。
このフォルダにファイルを入れると
自動でファイル名が変更されます。
例えば
invoice.pdf
↓
2026_invoice.pdf
このような処理が
自動で行われます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えばファイル整理の場合
Rule
文書整理
Task
1 ファイル名変更
2 PDF変換
3 フォルダ移動
このように複数処理を
まとめて設定できます。
自動ファイル整理の流れ
処理の流れは次の通りです。
① ファイルをHot Folderに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ ルールを適用
↓
④ ファイル名変更
↓
⑤ 指定フォルダに保存
すべて自動で行われます。
FolderMill導入のメリット
ファイル名変更を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業の名前変更が不要になります。
文書管理改善
命名ルールを統一できます。
検索効率向上
ファイル検索が簡単になります。
業務効率化
担当者の負担が減ります。
FolderMillが向いている業界
ファイル整理の自動化は
多くの業界で利用されています。
税理士事務所
帳票整理
製造業
図面管理
金融機関
契約書管理
医療機関
文書管理
官公庁
書類アーカイブ
文書管理を自動化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- ファイル名変更
- PDF変換
- OCR処理
- 印刷
などを完全自動化できます。
企業の文書管理を効率化する
非常に強力なツールです。