学校では毎日大量のプリントや教材を印刷しています。
例えば次のような印刷です。
- 授業プリント
- テスト問題
- 宿題プリント
- 学級通信
- 成績表
- 連絡文書
多くの学校では、先生が一つずつファイルを開いて印刷しています。
しかし、この作業は非常に時間がかかります。
特に
- 学級数が多い学校
- 定期テスト
- 行事前
などでは、大量印刷が発生します。
こうした業務は
FolderMillを使えば自動化することができます。
学校の印刷業務でよくある問題
学校の印刷業務では次のような問題があります。
印刷作業に時間がかかる
例えば
- Word
- Excel
- PowerPoint
などのファイルを
1つずつ開いて印刷しています。
先生は授業準備や指導で忙しいため
印刷作業に時間を取られるのは大きな負担です。
印刷ミスが起きる
手作業の場合
- 印刷忘れ
- ページ設定ミス
- 部数ミス
などが起きます。
テスト問題の印刷などでは
大きなトラブルになることもあります。
教材管理が煩雑
学校では
- 教材
- テスト
- 資料
などをPDFで保存することも多くなっています。
しかし
- PDF保存
- フォルダ整理
なども手作業で行われています。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダにファイルを入れるだけで自動処理できるソフトです。
特徴は次の通りです。
- フォルダ監視
- 自動印刷
- PDF変換
- ファイル整理
つまり
先生が印刷操作をする必要がなくなります。
学校での具体的な使い方
例えば次のような設定をします。
Hot Folder
教材印刷フォルダ
Rule
教材印刷ルール
Task
1 印刷
2 PDF保存
3 フォルダ整理
この設定をすると
先生は
教材ファイルをフォルダに入れるだけ
で
- 自動印刷
- PDF保存
- ファイル整理
が実行されます。
テスト印刷の自動化
定期テストでは
- 問題用紙
- 解答用紙
などを印刷します。
FolderMillを使えば
テストフォルダに入れるだけで
- 印刷
- PDF保存
が自動で行われます。
印刷設定もルールで固定できるため
設定ミスも防げます。
学校の教材PDF化
学校では教材のデジタル化も進んでいます。
FolderMillを使えば
WordやExcelの教材を
自動でPDF化
することができます。
例えば
教材フォルダに入れると
- PDF変換
- 教材フォルダに保存
が自動で行われます。
学校にFolderMillが向いている理由
学校にFolderMillが向いている理由は次の通りです。
① 先生の負担を減らせる
印刷作業は授業とは関係ない作業です。
FolderMillを使えば
- 印刷
- PDF変換
- ファイル整理
を自動化できます。
② 印刷ミスを防げる
印刷設定をルールで固定することで
- 部数ミス
- 印刷忘れ
を防ぐことができます。
③ 学校全体で使える
共有フォルダを使えば
職員室のパソコンから
同じルールを利用できます。
例えば
- 教材印刷
- テスト印刷
- 連絡文書
などを自動化できます。
学校の印刷業務は自動化できる
これまで先生が行っていた
- 教材印刷
- テスト印刷
- PDF保存
などの作業は
FolderMillで自動化できます。
特に
- プリントが多い学校
- 職員数が多い学校
- ICT化を進めている学校
では大きな効果があります。
まとめ
学校では
- 教材
- テスト
- 連絡文書
など大量の印刷業務があります。
FolderMillを使えば
フォルダに入れるだけで自動処理
が可能になります。
その結果
- 印刷作業の削減
- ミス防止
- 業務効率化
を実現できます。