企業では日々、多くの機密文書が扱われています。
契約書、請求書、設計図、医療文書、顧客情報、社内資料など、外部へ送信できない文書は少なくありません。
業務効率化が求められる一方で、機密情報を守ることは企業にとって非常に重要な課題です。
機密情報を含む文書の例
企業で扱われる機密文書には、次のようなものがあります。
- 契約書
- 見積書・請求書
- 顧客情報
- 医療関連文書
- 設計図・CAD図面
- 製造仕様書
- 官公庁関連文書
- 会計資料
- 社内会議資料
これらの文書は、外部サービスへ送信する前に慎重な判断が必要です。
クラウド利用に不安が残る業務
クラウドサービスは便利ですが、すべての文書をクラウドで処理できるわけではありません。
企業によっては、
- 社内規定でクラウド利用が制限されている
- 個人情報を外部へ送れない
- 取引先との契約上、外部送信できない
- 官公庁や医療関連の情報を扱っている
- 設計図や技術情報を社外へ出せない
というケースがあります。
社内完結型の文書処理が求められる理由
機密文書を扱う企業では、できるだけ社内で処理を完結させることが重要です。
社内完結型の運用には、次のようなメリットがあります。
- 文書を社外へ送信しない
- 情報漏えいリスクを抑えられる
- 社内ルールに合わせて運用しやすい
- 担当者が安心して利用できる
- 業務フローを標準化しやすい
FolderMillなら社内で安全に自動化
FolderMillは、お客様のPCや社内サーバーで動作する文書業務自動化ソフトウェアです。
クラウドへ文書を送信せず、社内ネットワーク内で印刷・PDF変換・TIFF変換などを自動処理できます。
監視フォルダにファイルを入れるだけで処理が始まるため、現場の負担を減らしながら、機密文書を社外へ出さない運用が可能です。
まとめ
業務効率化は大切ですが、機密情報を守ることはそれ以上に重要です。
FolderMillなら、クラウドを利用せず、社内だけで文書業務を自動化できます。
安全性を確保しながら、印刷・PDF変換・TIFF変換などの定型業務を効率化したい企業に適した選択肢です。
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