印刷やPDF変換などの文書業務を自動化したいと考えたとき、導入費用だけでなく、その後に発生する費用も重要です。
文書業務自動化には、大きく分けて次の方法があります。
- 買い切り型ソフトを導入する
- 月額制のクラウドサービスを利用する
- 自社専用システムを開発する
それぞれに特徴があり、単純に価格だけで優劣を決めることはできません。
本記事では、買い切り型のFolderMillを中心に、3年間利用した場合の費用の考え方を分かりやすく解説します。
FolderMillは買い切り型
FolderMillは、指定したフォルダを監視し、ファイルが追加されると印刷やPDF・TIFF変換などを自動実行する業務用ソフトウェアです。
商用ライセンスは一度購入すれば継続利用でき、月額料金や年間更新料はありません。
公式情報では、1ライセンスにつき1台のWindows PCまたはWindows Serverへインストールして利用します。処理するファイル数やフォルダ数、プリンター数による追加料金もありません。
日本国内での販売価格
現在のキャンペーン価格は次のとおりです。
| ライセンス | 通常価格（税込） | キャンペーン価格（税込） | 利用台数 |
|---|---|---|---|
| シングルライセンス | 264,000円 | 184,800円 | 1台 |
| 5ライセンス | 792,000円 | 554,400円 | 5台まで |
| 10ライセンス | 1,320,000円 | 924,000円 | 10台まで |
※価格やキャンペーン内容は変更される場合があります。
※全社利用など、大規模導入については個別のお見積りとなります。
3年間の費用を考える
1台で利用する場合、キャンペーン価格184,800円で購入すると、月額料金は発生しません。
3年間、36か月で均等に考えると、
184,800円 ÷ 36か月 ＝ 月あたり約5,133円となります。
これは実際に毎月支払う金額ではなく、3年間利用した場合の導入費用を月単位に換算した参考値です。
さらに長く5年間利用した場合は、
184,800円 ÷ 60か月 ＝ 月あたり3,080円となり、長期間利用するほど1か月あたりの負担は小さくなります。
月額制クラウドサービスとの違い
クラウド型サービスは、初期費用を抑えて始めやすい点が魅力です。
一方で、次のような料金が発生する場合があります。
- 月額基本料金
- 利用ユーザー数による追加料金
- 処理件数による従量料金
- 保存容量の追加料金
- オプション機能の利用料
例えば、月額2万円のサービスを3年間利用すると、
20,000円 × 36か月 ＝ 720,000円になります。
月額5万円の場合は、
50,000円 × 36か月 ＝ 1,800,000円です。
ただし、クラウドサービスにはOCR、承認、検索、会計連携など、FolderMillとは異なる機能が含まれる場合があります。そのため、金額だけでなく必要な機能を確認して比較することが大切です。
個別システム開発との違い
自社専用のシステムを開発すれば、業務に合わせた細かな機能を実装できます。
一方で、
- 要件定義
- 設計・開発
- 動作検証
- サーバー構築
- 保守・改修
などの費用と時間が必要になります。
規模によっては数百万円以上になる場合もありますが、実際の価格は開発内容によって大きく異なります。
印刷やPDF変換など、FolderMillの標準機能で対応できる業務であれば、個別開発を行わずに導入できる可能性があります。
費用比較の一例
次の表は、条件を仮定した参考例です。
| 項目 | FolderMill | クラウド型サービス | 個別システム開発 |
|---|---|---|---|
| 費用形態 | 買い切り | 月額・従量課金 | 初期開発＋保守 |
| 例としての初期費用 | 184,800円 | サービスによる | 開発内容による |
| 例としての月額費用 | 0円 | 2万円と仮定 | 保守費が発生する場合あり |
| 3年間の参考額 | 184,800円 | 720,000円 | 個別見積り |
| 文書の処理場所 | 社内PC・サーバー | サービス提供環境 | 構成による |
| カスタマイズ | 標準機能内で設定 | サービス仕様による | 自由度が高い |
| 導入規模 | 1台から | 契約プランによる | 中～大規模向き |
※クラウド型は月額2万円と仮定した試算です。実際の費用はサービスによって異なります。
※FolderMillの価格は現在のキャンペーン価格を使用しています。
買い切り型が向いている企業
FolderMillは、次のような企業に向いています。
- 印刷やPDF変換を毎日繰り返している
- 月額費用を増やしたくない
- 長期間利用する予定がある
- 文書を外部クラウドへ送信したくない
- Windows PCまたはWindows Server上で運用したい
- 処理件数を気にせず使用したい
一方、AI-OCR、電子承認、会計連携などを一つのサービスで利用したい場合は、クラウド型の方が適していることもあります。
導入費用だけで判断しない
文書業務自動化では、ソフトウェアの価格だけでなく、現在の手作業にどれだけ時間がかかっているかを確認することも重要です。
例えば、1日30分の作業を年間240日行うと、
30分 × 240日 ＝ 年間120時間になります。
3年間では360時間です。
印刷、PDF変換、TIFF変換、ファイル名変更などを自動化できれば、担当者はその時間を確認、判断、顧客対応などの仕事へ振り向けられます。
まとめ
FolderMillは、月額料金や年間更新料が発生しない買い切り型の文書業務自動化ソフトです。
1台用ライセンスをキャンペーン価格で購入し、3年間利用した場合、導入費用を月換算すると約5,133円になります。
クラウド型サービスや個別システム開発には、それぞれ異なる利点があります。大切なのは、価格だけではなく、
- 必要な機能
- 利用期間
- 処理件数
- 文書の保存場所
- 導入後の運用費用
を含めて比較することです。
印刷やPDF変換など、毎日繰り返す文書業務から始めたい企業にとって、買い切り型のFolderMillは検討しやすい選択肢です。