企業では毎日、さまざまな方法で文書が届きます。
- FAX受信システム
- メール
- 複合機・スキャナー
- 業務システム
これらの文書は、多くの場合PDFやTIFF、画像ファイルとして保存されます。
しかし、その後は
- 印刷する
- PDFへ変換する
- TIFFへ変換する
- フォルダへ保存する
- 必要な部署へ振り分ける
といった作業を担当者が手作業で行っている企業も少なくありません。
ホットフォルダとは
FolderMillには、指定したフォルダを監視する**ホットフォルダ（Hot Folder）**機能があります。
ホットフォルダにファイルが保存されると、設定した処理を自動で実行します。
例えば、
FAX受信システム
↓
受信フォルダ（PDF・TIFF）
↓
FolderMill Hot Folder
↓
自動印刷
PDF・TIFF変換
ファイル振り分け
保存という流れを構築できます。
メールやスキャナーにも対応
この仕組みはFAXだけではありません。
例えば、
メールで受信したPDFを保存するフォルダや、複合機・スキャナーが保存する共有フォルダをホットフォルダとして設定すれば、同じように自動処理できます。
そのため、
- FAX受信
- メール添付ファイル
- スキャン文書
など、さまざまな文書の処理を一元化できます。
開発元に確認した運用方法
FolderMill開発元への確認では、次のような回答をいただきました。
FolderMillは、このような運用を想定して設計されています。FAX受信、メール、スキャナーなどから保存されたファイルを自動処理する用途で、多くのお客様に利用されています。
また、受信したファイルに対して、
- 自動印刷
- PDF変換
- TIFF変換
- JPEG変換
などを実行できることも確認しています。
幅広い業界で活用
このような運用は、さまざまな業界で活用できます。
医療機関
紹介状や検査依頼書などの受信文書を自動印刷・保存。
建設業
図面や注文書を案件フォルダへ自動保存。
製造業
受注書や検査成績書を自動で振り分け。
士業
契約書や申請書類を顧客別フォルダへ整理。
自治体
申請書類や届出書類を自動保存・印刷。
オンプレミスで運用できる
FolderMillは、お客様のWindows PCやWindows Server上で動作するオンプレミス型ソフトウェアです。
社内ネットワーク内で文書処理を完結できるため、機密情報を扱う企業でも導入しやすい構成です。
まとめ
毎日届くFAX、メール、スキャン文書。
一つひとつの処理は短時間でも、積み重なると大きな負担になります。
FolderMillのホットフォルダ機能を活用すれば、受信後の印刷、PDF・TIFF変換、ファイル整理などを自動化できます。
業務改善は、大掛かりなシステム導入だけではありません。
まずは、毎日繰り返している文書処理の自動化から始めてみてはいかがでしょうか。