FolderMillの大きな特徴のひとつが、
フォルダごとに異なる処理条件を設定できることです。
単にファイルをまとめて印刷したり、PDFへ変換したりするだけではありません。
あらかじめ「このフォルダに入ったファイルは、この処理をする」と決めておけば、ファイルを入れるだけで自動処理できます。
フォルダそのものを「業務ボタン」にできる
たとえば、社内に次のようなフォルダを用意します。
- PDF変換
- TIFF変換
- カラー印刷
- モノクロ印刷
- 図面印刷
- 保存用PDF
- 請求書印刷
それぞれのフォルダに、あらかじめ処理条件を設定しておきます。
すると、
「PDF変換」フォルダに入れたファイルはPDFへ変換。
「TIFF変換」フォルダに入れたファイルはTIFFへ変換。
「カラー印刷」フォルダに入れたファイルは指定プリンターからカラー印刷。
このように、
どのフォルダに入れるかだけで、その後の仕事を決めることができます。
毎回ファイルを開いて設定する必要がない
通常、文書を印刷・変換するときには、
- ファイルを開く
- 印刷や変換の設定をする
- 出力先を指定する
- 実行する
- 次のファイルを開く
といった操作が必要です。
ファイル数が少なければ大きな負担ではありません。
しかし、毎日何十件、何百件と処理する現場では、この繰り返し作業が大きな負担になります。
FolderMillでは、あらかじめ条件を設定しておけば、
人が毎回操作しなくても処理を進められます。
フォルダごとに異なる印刷条件を設定できる
FolderMillは、フォルダごとに印刷条件を変える使い方もできます。
たとえば、
- A4書類はプリンターAへ
- 図面は大型プリンターへ
- 社内資料はモノクロ両面印刷
- 顧客提出資料はカラー印刷
- 特定帳票は3部印刷
といった形です。
担当者が毎回プリンターや部数を選ばなくても、指定されたフォルダへファイルを入れるだけで処理できます。
特に、同じ種類の書類を毎日繰り返し印刷している企業では、大きな効果が期待できます。
PDF変換やTIFF変換も自動化できる
FolderMillは印刷だけでなく、文書変換にも利用できます。
たとえば、
WordやExcelなどの文書をPDFへ変換したり、
画像や文書をTIFFへ変換したりするといった処理です。
製造業や建設業などでは、図面や文書をTIFF形式で保存する業務が残っているケースもあります。
そのような場合でも、
「TIFF変換用フォルダ」
を用意しておけば、そこへファイルを入れるだけで自動変換する運用ができます。
人が判断しなくても処理できる仕組みをつくる
FolderMillの価値は、単なる大量印刷ソフト、大量変換ソフトではありません。
重要なのは、
人が毎回「何をするか」を判断しなくてもよい仕組みを作れることです。
社内で、
「この書類はこのフォルダへ」
というルールだけ決めておけば、その後の処理は自動化できます。
新人でもベテランでも同じ処理になりやすく、作業ミスの削減にもつながります。
DocuFreezer、Print Conductorとの違い
fCoderには、FolderMill以外にも文書処理ソフトがあります。
DocuFreezer
PDFやTIFFなどへの
大量ファイル変換に特化したソフトです。
ファイルをまとめて登録して、設定して変換する用途に向いています。
Print Conductor
PDF、Word、Excel、画像などの
大量印刷に特化したソフトです。
複数ファイルをまとめて印刷したい場合に便利です。
FolderMill
FolderMillは、
監視フォルダにファイルが入ったことをきっかけに、印刷や変換を自動実行するソフトです。
そのため、
大量変換ならDocuFreezer。
大量印刷ならPrint Conductor。
文書処理そのものを自動化したいならFolderMill。
という違いがあります。
人手不足対策としての文書業務自動化
人手不足が続く中、企業では「人にしかできない仕事」と「人がやらなくてもいい仕事」を分けることが重要になっています。
印刷、PDF変換、TIFF変換、ファイル保存などは、条件が決まっている業務であれば、自動化できるケースがあります。
FolderMillを使えば、
「フォルダに入れる」
という簡単な操作を入口にして、その後の文書業務を自動化できます。
毎日繰り返している作業ほど、自動化したときの効果は大きくなります。
FolderMillは買い切り型ソフトです
FolderMillはサブスクリプション型ではなく、買い切り型のソフトです。
毎月利用料が発生するクラウドサービスとは異なり、長期的に利用する文書処理ソフトとして導入を検討できます。
株式会社ビクパソネットでは、FolderMillについて、
- 見積書発行
- 請求書発行
- 法人取引
- 複数ライセンス
- インボイス対応
にも対応しています。
文書業務の自動化をご検討の方は、お気軽にお問い合わせください。