企業では毎日多くの請求書を処理しています。
例えば次のような業務です。
- 請求書の作成
- PDF保存
- 印刷
- 郵送
- 社内保管
多くの企業では請求書をPDFで管理していますが、
印刷作業は手作業で行われていることが多く、
次のような問題が発生します。
- 1つずつPDFを開いて印刷している
- 大量の請求書を印刷するのに時間がかかる
- 印刷漏れが発生する
- 担当者の負担が大きい
こうした問題を解決できるのが
請求書印刷の自動化です。
請求書印刷が手作業になる理由
通常、請求書を印刷する場合
次の操作が必要になります。
1 PDFを開く
2 印刷ボタンを押す
3 プリンタを選択
4 印刷開始
この作業を
- 10件
- 100件
- 500件
繰り返す必要があります。
月末や月初は請求書が集中するため、
担当者の作業時間が大きく増えてしまいます。
また、印刷漏れや順番ミスなどの
トラブルが発生することもあります。
FolderMillで請求書印刷を自動化
FolderMillを利用すると
請求書印刷を完全自動化できます。
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
Hot Folderという監視フォルダを作成し、
そこにファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
請求書印刷フォルダ
というHot Folderを作成します。
このフォルダに請求書PDFを入れると
自動で印刷されます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えば請求書処理の場合
Rule
請求書印刷
Task
1 PDF印刷
2 PDF保存
3 ファイル移動
このように複数処理を
まとめて設定することができます。
自動印刷の流れ
請求書印刷の流れは次の通りです。
① 請求書PDFをフォルダに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ 印刷ルールを適用
↓
④ プリンタで自動印刷
↓
⑤ 処理完了
担当者が操作する必要はありません。
FolderMill導入のメリット
請求書印刷を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
手作業の印刷が不要になります。
大量処理対応
月末の大量請求書にも対応できます。
ミス防止
印刷漏れを防げます。
業務効率化
担当者の負担が大きく減ります。
FolderMillが向いている企業
請求書印刷の自動化は
次のような企業で特に効果があります。
製造業
請求書・納品書印刷
税理士事務所
帳票処理
物流業
伝票印刷
小売業
売上帳票印刷
金融機関
契約書印刷
文書業務を自動化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- 請求書印刷
- PDF変換
- OCR処理
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。