企業では日々多くのPDFファイルを扱っています。
例えば次のような業務です。
- 請求書の処理
- 帳票印刷
- 契約書の保存
- 報告書の共有
- スキャン文書管理
これらのPDFを手作業で処理している企業は
まだ多く存在します。
その結果、次のような問題が発生します。
- PDF処理に時間がかかる
- 大量ファイルの管理が大変
- 担当者の負担が大きい
- 人手不足で業務が回らない
こうした問題を解決する方法が
PDF処理の自動化です。
PDF大量処理が手作業になる理由
通常、PDFを処理する場合
次のような操作が必要になります。
1 PDFを開く
2 印刷または変換
3 保存
この作業を
- 10ファイル
- 100ファイル
- 1000ファイル
繰り返す必要があります。
例えば次のような業務では
大量のPDFを扱います。
- 月末の請求書処理
- 医療機関の検査結果
- 税理士事務所の帳票
- 製造業の作業指示書
大量処理が必要な場合
手作業では大きな負担になります。
FolderMillとは
FolderMillは
フォルダに入れたファイルを自動処理するソフトです。
指定したフォルダ（Hot Folder）に
ファイルを入れるだけで処理が開始されます。
例えば
- PDF印刷
- PDF変換
- OCR処理
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。
Hot Folderで大量PDFを処理
FolderMillでは
Hot Folderを作成することで
大量PDF処理を自動化できます。
例えば
PDF処理フォルダ
というフォルダを作成します。
このフォルダに
大量のPDFファイルを入れると
自動で
- 印刷
- 変換
- OCR
- 整理
などの処理が行われます。
ユーザーが行う操作は
フォルダにファイルを入れるだけ
です。
RuleとTaskの設定
FolderMillでは
RuleとTaskで処理内容を設定します。
Rule
処理のルール
Task
実行する処理
例えばPDF処理の場合
Rule
PDF処理
Task
1 PDF印刷
2 PDF変換
3 OCR処理
4 フォルダ移動
このように
複数処理をまとめて実行できます。
自動処理の流れ
大量PDF処理の流れは次の通りです。
① PDFをHot Folderに入れる
↓
② FolderMillがファイルを検知
↓
③ ルールを適用
↓
④ Taskを実行
↓
⑤ 処理完了
担当者が操作する必要はありません。
FolderMill導入のメリット
大量PDF処理を自動化すると
次のようなメリットがあります。
作業時間削減
大量処理が自動化されます。
業務効率化
担当者の負担が減ります。
ミス防止
処理漏れを防げます。
人手不足対策
担当者がいなくても処理できます。
FolderMillが向いている業界
大量PDF処理は
多くの業界で利用されています。
税理士事務所
決算帳票処理
医療機関
検査結果処理
製造業
作業指示書印刷
物流業
伝票処理
金融機関
契約書管理
文書業務を自動化する
FolderMillを利用すると
フォルダにファイルを入れるだけで
- PDF印刷
- PDF変換
- OCR処理
- ファイル整理
などを完全自動化できます。
企業の文書業務を効率化する
非常に強力なツールです。