Print Conductor・FolderMillで帳票処理を効率化
税理士事務所では、毎月大量の帳票や資料を扱います。
例えば
- 試算表
- 決算書
- 請求書
- Excel資料
- PDF資料
- 会計ソフトの出力帳票
これらを 印刷・PDF保存・整理する作業に、
多くの時間がかかっていませんか？
特に繁忙期になると、
- 印刷作業だけで1〜2時間かかる
- PDFを1つずつ開いて印刷している
- Word・Excel・PDFが混在している
というケースも珍しくありません。
しかし、このような文書処理は
専用ソフトを使えば大幅に効率化できます。
税理士事務所でよくある悩み
多くの税理士事務所では、次のような悩みがあります。
PDFを1つずつ印刷している
帳票を開いて印刷
↓
また別のファイルを開いて印刷
この作業を何十回も繰り返していませんか？
Excel・Word・PDFが混在している
税理士業務では
- Excel
- Word
- 画像
など様々な形式のファイルが混ざります。
そのため印刷作業が複雑になります。
スタッフの時間が取られている
本来スタッフは
- 会計処理
- 顧客対応
- コンサル業務
に時間を使うべきですが、
文書処理に多くの時間が奪われている
という事務所も少なくありません。
解決方法①
Print Conductorなら「3ステップ」で一括印刷
Print Conductorを使えば、
複数ファイルをまとめて印刷できます。
操作はとても簡単です。
3ステップで一括印刷
① ファイルを選択
② プリンタ設定
③ スタート
これだけで
- Word
- Excel
- PowerPoint
- 画像
などをまとめて一括印刷できます。
例えば
「月次資料を全部まとめて印刷」
という作業も
数クリックで完了します。
解決方法②
FolderMillなら「完全自動」
さらに効率化するなら
FolderMillによる自動化がおすすめです。
FolderMillは
フォルダに入れるだけで処理するソフトです。
仕組み
① ホットフォルダを作成
② 処理ルールを設定
③ フォルダにファイルを入れる
すると自動で
- 印刷
- PDF変換
- ファイル名変更
- 指定フォルダ保存
などを実行します。
つまり
フォルダに入れるだけで全自動
になります。
税理士事務所での導入例
例えば次のような使い方があります。
月次帳票の自動印刷
会計ソフトから帳票出力
↓
指定フォルダへ保存
↓
FolderMillが自動で印刷
決算資料のPDF保存
Word・Excel資料をフォルダに保存
↓
自動でPDF変換
人手不足時代の文書業務改善
現在、多くの企業で
人手不足が問題になっています。
しかし文書業務は
- 自動化しやすい
- ミスを減らせる
- 作業時間を削減できる
という特徴があります。
特に税理士事務所では
帳票処理の自動化だけで大きな業務改善につながります。
まとめ
税理士事務所の文書処理は、
次の方法で大きく効率化できます。
Print Conductor
- ファイル選択
- プリンタ設定
- スタート
3ステップで一括印刷
FolderMill
フォルダに入れるだけ
完全自動処理
文書業務の自動化によって、
スタッフは本来の業務に集中できるようになります。
