AIの進化によって、さまざまな業務を自動化できるようになってきました。
たとえば、
- この書類は3部印刷する
- このファイルはカラーで印刷する
- この書類は両面印刷にする
といった判断を、AIにさせることは十分可能です。
では、AIを使えばFolderMillのような印刷システムも簡単に一から作れるのでしょうか。
実は、難しいのはAIに考えさせる部分ではありません。
本当に大変なのは、実際にプリンターから安定して紙を出す部分です。
ここでは、その理由を3つに分けてわかりやすく説明します。
1．ファイルによって印刷方法が違う
会社で扱う文書には、さまざまな種類があります。
たとえば、
- Word
- Excel
- 画像
- CADデータ
などです。
人が印刷するときは、それぞれのアプリを開いて印刷ボタンを押します。
しかし、これをプログラムだけで自動化しようとすると、簡単ではありません。
ファイルによって印刷方法が違ったり、画面の裏側で確認メッセージが出て処理が止まったり、印刷位置がずれたりすることがあります。
つまり、単純に「ファイルをプリンターへ送る」だけでは済まないのです。
2．プリンターごとに設定が違う
印刷では、ただ紙を出せればよいとは限りません。
現場では、
- A4で印刷する
- 両面印刷にする
- カラーにする
- 白黒にする
- 指定した給紙トレイから出す
- ホチキス留めする
といった細かな設定が必要になります。
ところが、こうした設定方法はプリンターの機種やメーカーによって異なります。
そのため、自作システムで多くのプリンターに対応しようとすると、かなりの開発と調整が必要になります。
3．エラーが起きたときの対応が難しい
大量印刷では、必ずといってよいほどトラブルが起きます。
たとえば、
- 紙が詰まる
- 用紙が切れる
- トナーが切れる
- プリンターとの通信が切れる
- 印刷待ちがたまりすぎる
といった問題です。
自動化システムを作る場合は、印刷できたときだけではなく、失敗したときにどう動くかまで考えなければなりません。
エラーが起きたら止めるのか。
待機するのか。
別の処理へ進むのか。
こうした例外処理を一つひとつ作り込む必要があります。
AIは頭脳、FolderMillは手足
ここまでを簡単にまとめると、
AIは「何をするか考える頭脳」
そして、
FolderMillは「実際に印刷や変換を行う手足」
と考えると分かりやすいです。
AIに、
「この書類はカラーで2部印刷する」
と判断させることはできます。
しかし、その判断を受けて、実際に安定して印刷する仕組みまで一から作るのは簡単ではありません。
すべてを一から作らないという考え方
AI時代だからこそ、すべてをAIやプログラミングで一から作る必要はありません。
判断が必要な部分はAIに任せる。
印刷やPDF変換など、すでに実績のある処理は専用ソフトに任せる。
このように役割を分けることで、開発の負担を減らし、安定した仕組みを作りやすくなります。
FolderMillは、指定したフォルダに入ったファイルを自動で印刷したり、PDFなどへ変換したりできる文書業務自動化ソフトです。
人が毎回ファイルを開いて印刷する作業を減らしたい場合には、有力な選択肢の一つです。
AIですべてを作るのではなく、AIと既存の業務ソフトを組み合わせる。
これからの業務自動化では、この考え方がますます重要になっていくのではないでしょうか。