企業の人手不足が深刻な状態になっています。
帝国データバンクによると、2026年4月時点で、正社員の人手不足を感じている企業は**50.6％**となりました。
4月としては4年連続で半数を超えています。
さらに、「情報サービス」や「運輸・倉庫」など7業種では、正社員不足の割合が6割以上となっています。
人手不足は、もはや一部の中小企業だけの問題ではありません。
企業規模や業種を問わず、限られた人材で仕事を進める仕組みづくりが重要になっています。
その解決策の一つが、業務自動化です。
企業の人手不足はなぜ深刻なのか
日本では、現役世代の高齢化や退職などによって、人材確保が難しくなっています。
帝国データバンクも、今後について正社員の人手不足割合は高水準で推移するとみています。
人手不足だからといって、簡単に人を採用できるとは限りません。
採用活動には時間も費用も必要です。
さらに、人件費の上昇や採用競争の激化も企業にとって大きな負担になります。
そこで考えたいのが、
「人を増やす前に、人がしなくてもよい仕事を減らせないか」
という考え方です。
企業の人手不足対策として業務自動化を考える
企業の仕事には、人でなければできない仕事と、コンピューターに任せられる仕事があります。
例えば、
- お客様への対応
- 判断が必要な業務
- 営業
- 商品開発
- 品質管理
などは、人が行うことに大きな価値があります。
一方で、
- ファイルを開く
- 印刷する
- PDFへ変換する
- TIFFへ変換する
- 決められたフォルダへ保存する
といった定型作業は、自動化できる場合があります。
企業の人手不足が続くなかでは、こうした定型作業を少しずつ減らすことが重要です。
FolderMillでできる5つの業務自動化
FolderMillは、Windows PCやWindows Server上で動作する文書業務自動化ソフトです。
指定したフォルダを監視し、ファイルが入ると、あらかじめ設定した処理を自動的に実行できます。
代表的な使い方には、次のようなものがあります。
1．大量の文書を自動印刷
決められたフォルダへファイルを入れるだけで、自動的に印刷できます。
毎回ファイルを開いて印刷ボタンを押す作業を減らすことができます。
2．PDF変換を自動化
WordやExcelなどの文書を、指定したルールに従ってPDFへ変換できます。
繰り返し行っているPDF作成作業の効率化につながります。
3．TIFF変換を自動化
PDFや各種文書をTIFFへ変換する業務にも利用できます。
製造業や設計、図面管理など、TIFFを扱う企業でも活用できます。
4．フォルダ監視による自動処理
指定したフォルダへファイルを入れることをきっかけに処理を開始できます。
人が毎回ソフトを起動して操作する必要を減らせます。
5．繰り返し作業を減らす
毎日同じ手順で行っている印刷やファイル変換を自動化することで、担当者の作業時間を減らすことができます。
1回数分でも積み重なれば大きい
例えば、1回3分かかる作業を1日に20回行っているとします。
それだけで、
3分 × 20回＝1日60分
になります。
月20営業日なら約20時間です。
もちろん、すべての時間を完全に削減できるとは限りません。
しかし、自動化できる部分だけでも機械に任せれば、その時間を別の仕事に使えるようになります。
企業の人手不足対策では、このような小さな時間削減の積み重ねが重要です。
大企業にも業務自動化が必要な理由
人手不足というと、中小企業をイメージするかもしれません。
しかし現在は、大企業でも人材確保が大きな経営課題になっています。
企業規模が大きくなるほど、扱う文書の量も増える場合があります。
大量のPDF、大量印刷、図面、帳票などを毎日処理している企業では、一つ一つの作業は小さくても、会社全体では相当な作業時間になる可能性があります。
そのため、
「人を増やして処理する」だけでなく、「仕事そのものを自動化する」
という発想が重要になります。
FolderMillはオンプレミスで利用可能
FolderMillの特徴の一つが、Windows PCやWindows Server上で利用できることです。
外部クラウドへ重要な文書をアップロードすることを前提とせず、社内環境を中心に自動化できます。
そのため、
- 製造業
- 物流
- 建設
- 医療
- 教育
- 自治体
- 機密文書を扱う企業
などでも検討しやすい仕組みです。
人手不足対策と同時に、情報管理についても考えたい企業に向いています。
企業の人手不足対策は「人を増やす」だけではない
人手不足への対応というと、まず採用を考えがちです。
もちろん、人材採用は重要です。
しかし、それだけが方法ではありません。
まず現在の仕事を見直し、
人がしなくてもよい仕事を機械に任せる。
これも企業の人手不足対策の一つです。
大量印刷。
PDF変換。
TIFF変換。
ファイル処理。
こうした日常的な文書業務から自動化を始めることができます。
大規模なDXを最初から行う必要はありません。
「一つの仕事を自動化する」
という小さな取り組みから始めることもできます。
FolderMillは、企業の人手不足を直接解消する製品ではありません。
しかし、人が繰り返している仕事を減らし、限られた人材をより重要な仕事へ振り向けるための業務自動化ツールとして活用できます。
株式会社ビクパソネットでは、FolderMillの導入前相談や初期設定を日本語でサポートしています。