人手不足は、多くの中小企業にとって経営上の大きな課題となっています。
帝国データバンクの調査によると、2025年の人手不足倒産は427件となり、3年連続で過去最多を更新しました。建設業や物流業をはじめ、さまざまな業種で人材確保が難しくなっています。
「人を採用したいが応募がない」
「採用しても長く続かない」
「一人辞めるだけで仕事が回らなくなる」
このような悩みを抱える企業は少なくありません。
採用だけでは解決できない時代
人手不足への対策として、まず採用を考える企業が多いでしょう。
しかし、少子高齢化が進む中、必要な人材をすぐに確保することは簡単ではありません。
だからこそ今、多くの企業が取り組み始めているのが業務の自動化です。
自動化といっても、大規模なシステムを導入する必要はありません。
まずは、毎日繰り返している定型作業から見直すことが重要です。
見落とされがちな文書業務
オフィスでは、毎日のように次のような作業が行われています。
- PDFの印刷
- WordやExcelをPDFへ変換
- PDFからTIFFへの変換
- メールで届いた帳票の印刷
- ファイルの保存や振り分け
- 同じ操作の繰り返し
一つひとつは数分の作業でも、毎日続けば大きな時間になります。
さらに、担当者しか手順を知らない「属人化」が進むと、その人が休暇や退職した際に業務が止まるリスクも高まります。
印刷・PDF変換は自動化しやすい業務
文書処理は、比較的自動化しやすい業務の一つです。
例えば、監視フォルダにファイルを入れるだけで、
- 自動印刷
- PDF変換
- TIFF変換
- 指定フォルダへの保存
- ファイルの振り分け
までを自動で実行する仕組みを導入すれば、人がパソコンの前で何度も同じ操作を繰り返す必要がありません。
担当者は、その間に確認作業や顧客対応など、本来人が行うべき仕事に集中できます。
小さな自動化が大きな効果を生む
DX（デジタルトランスフォーメーション）というと、大規模なシステム導入をイメージする方も多いかもしれません。
しかし、実際には「毎日必ず行う作業」を一つずつ自動化することが、現場にとって最も効果的なDXになるケースも少なくありません。
特に、
- 毎日大量の帳票を印刷する
- PDF変換を繰り返している
- TIFF形式で保存する業務がある
- 同じ文書処理を毎日行っている
という企業では、作業時間の削減だけでなく、入力ミスや操作ミスの防止にもつながります。
FolderMillで始める文書業務の自動化
FolderMillは、指定したフォルダを監視し、ファイルが追加されると設定した処理を自動で実行する文書業務自動化ソフトです。
印刷、PDF変換、TIFF変換、ファイル振り分けなどを組み合わせることで、日々の定型業務を効率化できます。
オンプレミス環境で運用できるため、社内で文書を処理したい企業や、機密情報を扱う業務でも導入しやすい点が特長です。
まとめ
人手不足は、これからも多くの企業が向き合う課題です。
しかし、人を増やすことだけが解決策ではありません。
毎日繰り返している印刷やPDF変換などの文書業務を自動化することで、限られた人員をより価値の高い仕事へ振り向けることができます。
まずは身近な定型業務から見直し、自社に合った業務自動化を検討してみてはいかがでしょうか。