印刷業務の自動化は、人手不足に悩む企業にとって有効な対策の一つです。
人手不足だからといって、必ずしも「新しく人を雇う」ことだけが解決策ではありません。
企業の中には、毎日繰り返している作業を見直すことで、今いる人材の負担を減らせる場合があります。
その代表的な仕事の一つが、印刷業務です。
例えば、
- 請求書の印刷
- 納品書の印刷
- 図面の印刷
- ラベルの印刷
- PDFファイルの大量印刷
- WordやExcelファイルの印刷
こうしたファイルを、一つひとつ開いて印刷している企業は少なくありません。
一回の操作は短時間でも、毎日何十件、何百件と繰り返せば大きな作業時間になります。
「印刷だけなのに、毎日かなりの時間がかかっている」
そんな現場では、印刷業務の自動化を検討する価値があります。
人手不足対策は「採用」だけではない
業務量が増えたとき、多くの企業では、
「担当者を増やそう」
「アルバイトを採用しよう」
と考えます。
もちろん、人にしかできない仕事には人材が必要です。
しかし、人を一人増やす場合には、給与だけではなく、
- 採用活動
- 面接
- 教育
- 引き継ぎ
- 社会保険などの人件費
- 欠勤への対応
- 退職時の再採用
- 操作ミスへの対応
など、さまざまな負担が発生します。
そのため、新しく人を増やす前に、
「今、人が行っている仕事の中に自動化できる作業はないか」
と考えることも重要です。
印刷業務は自動化しやすい仕事の一つ
毎日行っている作業の中でも、
「決められたファイルを、決められたプリンター・設定で印刷する」
という作業は比較的自動化しやすい分野です。
例えば担当者が毎回、
- フォルダを開く
- PDFを探す
- PDFを開く
- 印刷画面を開く
- プリンターを選択する
- 印刷設定を確認する
- 印刷ボタンを押す
- 次のファイルを開く
という操作を繰り返しているとします。
1件では数十秒でも、100件あれば大きな時間になります。
さらに途中で別の仕事が入れば、印刷漏れや操作ミスが発生する可能性もあります。
そこで役立つのが、FolderMillのような印刷業務を自動化するソフトウェアです。
FolderMillならフォルダに入れるだけで自動印刷
FolderMillは、指定したフォルダを監視し、ファイルが入ると自動的に処理するソフトウェアです。
例えば自動印刷の場合、
PDFを指定フォルダに入れる
↓
FolderMillがファイルを検知
↓
指定したプリンターへ自動印刷
という流れを作ることができます。
つまり、担当者が毎回PDFを開き、印刷画面を表示して、印刷ボタンを押す必要がありません。
業務システムから出力されたPDFを特定フォルダへ保存する運用にすれば、その後の印刷処理をFolderMillに任せられるケースもあります。
印刷業務の自動化で期待できる5つの効果
FolderMillなどを利用して印刷業務を自動化すると、さまざまな効果が期待できます。
1．印刷作業の時間を削減できる
大量のファイルを一つずつ開いて印刷する必要がなくなります。
例えば、毎日1時間かかっていた作業を自動化できれば、月20営業日なら単純計算で約20時間です。
年間では約240時間になります。
すべてを削減できるとは限りませんが、毎日の小さな作業時間は積み重なると大きな差になります。
2．大量ファイルの処理が楽になる
数件程度であれば手作業でも問題ありません。
しかし、
50ファイル
100ファイル
500ファイル
となると、作業負担は急激に増えていきます。
大量印刷を繰り返している現場ほど、自動化のメリットを感じやすくなります。
3．担当者の負担を軽減できる
単純な繰り返し作業でも、長時間続けると大きな負担になります。
自動化できる部分をソフトウェアに任せれば、担当者は確認や判断が必要な仕事に集中できます。
4．操作ミスを減らしやすくなる
人が毎回同じ操作を繰り返していると、
- 印刷漏れ
- プリンター選択ミス
- 印刷設定ミス
- 同じ文書を二重印刷
などが起こることがあります。
あらかじめ処理内容を設定しておけば、一定のルールで印刷できます。
5．人にしかできない仕事へ時間を使える
これが最も重要です。
印刷そのものが会社の目的ではありません。
本来、人が時間を使うべきなのは、
- お客様への対応
- 品質向上
- 新しい提案
- 営業活動
- 商品開発
- 業務改善
- 判断が必要な仕事
などです。
機械やソフトウェアに任せられる仕事は任せ、人は人にしかできない仕事を行う。
これも人手不足対策の一つです。
FolderMillは最初からすべて使う必要はありません
FolderMillには、自動印刷以外にもさまざまな機能があります。
例えば、
- PDF変換
- TIFF変換
- 画像変換
- ファイル振り分け
- ファイル名変更
- OCR
- メール送信
- FTP転送
などです。
複数の処理を組み合わせることで、さらに高度な文書業務の自動化も可能です。
ただし、最初からすべての機能を使う必要はありません。
むしろ初めて導入する場合は、
「フォルダにファイルを入れたら自動印刷する」
というシンプルな使い方から始めるのがおすすめです。
効果を確認してから、必要に応じてPDF変換やファイル振り分けなどを追加していけば十分です。
こんな企業は印刷業務の自動化を検討する価値があります
特に次のような企業では、FolderMillを活用できる可能性があります。
- 毎日大量のPDFを印刷している
- 請求書や納品書を大量印刷している
- CAD図面などを繰り返し印刷している
- 複数担当者が同じような印刷作業をしている
- 印刷担当者がほかの仕事を中断して印刷している
- 夜間や無人時間帯にも文書を処理したい
- 文書処理業務の効率化を検討している
すべての会社に必要なソフトではありません。
しかし、毎日同じ印刷操作を何度も繰り返している会社では、一度現在の作業時間を計算してみるとよいでしょう。
一括印刷だけならPrint Conductorという選択肢も
自動印刷ではなく、
「今ある大量のPDFやOffice文書をまとめて印刷したい」
という用途であれば、Print Conductorという選択肢もあります。
FolderMillとPrint Conductorは、用途が少し異なります。
FolderMillが向いているケース
- 指定フォルダを常時監視したい
- ファイルが入ったら自動印刷したい
- 人が操作しなくても処理したい
- 印刷以外の処理も自動化したい
Print Conductorが向いているケース
- 今ある大量ファイルをまとめて印刷したい
- ファイルを選択して一括印刷したい
- 常時監視までは必要ない
- シンプルに大量印刷を効率化したい
どちらが優れているということではなく、業務内容に合わせて選ぶことが重要です。
まず現在の印刷時間を計算してみる
自動化を検討するときは、最初に現在どれくらい時間がかかっているかを確認すると分かりやすくなります。
例えば、
1日30分 × 月20日 = 月10時間
です。
1日1時間なら、
1日1時間 × 月20日 = 月20時間
になります。
年間では240時間です。
もちろんFolderMillを導入したからといって、そのすべてがゼロになるわけではありません。
確認作業や用紙補充など、人が行う仕事も残ります。
それでも、毎回ファイルを開いて印刷する操作を減らすだけで、大きな効率化につながる企業もあります。
人手不足だからこそ「小さな自動化」から始める
AIやDXという言葉を聞くと、
「大がかりなシステムを導入しなければならない」
と考えてしまうかもしれません。
しかし、業務効率化は必ずしも大規模なものである必要はありません。
例えば、
毎日1時間かかっている印刷を自動化する。
これも立派な業務改善です。
一つの作業を自動化し、効果が確認できたら次の作業を見直す。
こうした小さな自動化の積み重ねが、結果として会社全体の生産性向上につながります。
まとめ｜印刷業務の自動化も人手不足対策の一つ
人手不足への対応方法は、人を増やすことだけではありません。
現在の業務を見直し、
「人が行う必要のない繰り返し作業を減らす」
という考え方も重要です。
特に、PDF・Word・図面・請求書・納品書などの大量印刷を毎日行っている企業では、印刷業務の自動化を検討する価値があります。
FolderMillは多機能な文書処理ソフトウェアですが、最初は難しく考える必要はありません。
まずは、
「フォルダに入れたら自動印刷する」
というシンプルなところから始めることができます。
一方、大量ファイルを必要なときにまとめて印刷するだけなら、Print Conductorという選択肢もあります。
人手不足だからこそ、人にしかできない仕事へ時間を使う。
そのための第一歩として、毎日の印刷作業を一度見直してみてはいかがでしょうか。