自治体では、住民サービスを支えるため、多くの文書を毎日取り扱っています。
住民向け通知、各種申請書、会議資料、内部文書、福祉関係書類、税務関係書類、各種証明書など、さまざまな部署で大量の文書が作成・印刷・保存されています。
これらの文書処理は行政サービスを支える重要な業務ですが、印刷やPDF変換などの定型作業に多くの時間がかかっているケースも少なくありません。
限られた人員で行政サービスの質を維持するためにも、文書業務の効率化が求められています。
自治体でよくある文書業務
このような作業を毎日繰り返していませんか？
- 住民向け通知を印刷する
- 各種申請書をPDFで保存する
- 会議資料を印刷する
- 内部文書を部署ごとに配布する
- 税務・福祉関係書類を出力する
- 各種証明書を保存する
毎日発生するこれらの作業は、職員の大きな業務負担となっています。
このようなお悩みはありませんか？
- 印刷やPDF変換に時間がかかる
- 手作業による印刷漏れや保存ミスを減らしたい
- 定型業務を効率化したい
- 限られた人員でも業務品質を維持したい
- 住民サービスにより多くの時間を充てたい
文書処理を自動化することで、職員は住民対応や行政サービスの充実など、本来の業務により多くの時間を使えるようになります。
FolderMillなら「フォルダへ入れるだけ」で自動処理
FolderMillは、Windows PCやWindows Serverにインストールして利用するオンプレミス型の文書自動化ソフトウェアです。
監視フォルダ（Hot Folder）へファイルを保存するだけで、設定した処理を自動的に実行します。
例えば、
- PDFを自動印刷
- WordやExcelをPDFへ変換
- PDFをTIFFへ変換
- 指定したプリンターへ自動印刷
など、毎日発生する文書処理を効率化できます。
自治体だからこそ、オンプレミス型という選択
自治体では、住民情報や行政文書など、重要な情報を日常的に取り扱います。
FolderMillは、お客様のWindows PCやWindows Serverにインストールして利用するオンプレミス型ソフトウェアです。
庁内共有フォルダ（Hot Folder）のみを利用し、外部サービスとの連携を行わない構成であれば、文書処理を庁内ネットワーク内で完結させる運用も可能です。
自治体の情報管理方針や運用ルールに合わせた環境を構築しやすいこともFolderMillの特長です。
このような業務で活用できます
- 住民向け通知の印刷
- 各種申請書のPDF保存
- 会議資料の一括印刷
- 内部文書の自動処理
- 税務・福祉関係書類の出力
- 各種証明書の保存
- 部署ごとの帳票処理
行政サービスの向上を支援
自治体では、限られた人員で多様な行政サービスを提供することが求められています。
印刷やPDF変換などの定型業務を自動化することで、職員は住民相談や窓口対応、地域課題への対応など、本来注力すべき業務により多くの時間を充てられるようになります。
まとめ
自治体では、毎日発生する文書処理を効率化することが、行政サービスの向上と業務改善につながります。
FolderMillは、印刷・PDF変換・TIFF変換などの定型業務を自動化するオンプレミス型ソフトウェアです。
「フォルダへ入れるだけ」のシンプルな運用で、自治体の文書業務を効率化し、業務改善を支援します。
自治体の文書処理を見直したいとお考えでしたら、ぜひFolderMillをご活用ください。