印刷会社というと、印刷のプロです。
そのため、
「印刷会社なら、社内の印刷業務も当然自動化されているのでは？」
と思われるかもしれません。
しかし実際に印刷業界のDX事例や業界調査を調べてみると、少し違った姿が見えてきます。
お客様から受注した印刷物については、Web入稿、デジタル印刷、自動面付け、生産管理などの効率化が進んでいます。
一方で社内では、
- 作業指示書
- 日報
- 複写伝票
- 納品書
- 請求書
- 出荷帳票
- 社内資料
- Excelから作成する各種帳票
など、日常的な文書業務に紙や手作業が残っている会社も少なくありません。
印刷会社のDXはどこまで進んでいるのか
印刷経営研究所の「2025印刷会社経営実態調査」では、DXに積極的に取り組んでいる企業は15.7％とされています。
一方、未着手の企業も約4割あり、印刷会社全体でDXが十分に進んでいるとは言いにくい状況です。
また印刷業界は、市場縮小や低収益、人手不足などの問題も抱えています。
そのため、新しい印刷機や生産設備など、売上に直結する投資が優先され、社内の帳票処理や文書業務の改善まで手が回らないケースも考えられます。
印刷会社でも「紙だらけ」の現場は存在する
非常に参考になるのが、坂井印刷所の事例です。
システム導入前には、
手書きの日報を別の担当者がシステムへ入力する
Excelと基幹システムに二重入力する
営業から製造への指示に複写伝票を使う
資材発注をExcelで作成しFAXする
といった業務が残っていました。
印刷会社だからといって、社内業務まで完全にデジタル化・自動化されているわけではないことが分かります。
同社では、その後システム化やタブレット活用などを進め、資材部門では大幅な残業削減につながったとされています。
「印刷すること」より「印刷するまで」が問題
大量の帳票を印刷する場合、問題になるのはプリンタの速度だけではありません。
例えば毎日、
- フォルダを開く
- PDFやOffice文書を探す
- ファイルを開く
- 印刷を選択する
- プリンタを指定する
- 部数や用紙設定を確認する
- 印刷する
- 次のファイルを開く
という作業を何十回、何百回と繰り返していれば、その時間は積み重なります。
特に、
人手不足だからといって、この作業のためだけに人員を増やす
という方法には限界があります。
そこで考えたいのが、印刷そのものではなく、印刷操作の自動化です。
FolderMillなら「フォルダに入れるだけ」
FolderMillは、Windows上で動作する文書処理自動化ソフトです。
あらかじめルールを設定しておけば、指定されたフォルダを監視し、ファイルが入ると自動的に処理します。
例えば、
- PDFを自動印刷
- WordやExcelなどを自動印刷
- Office文書をPDFへ自動変換
- ファイル形式によって処理を変更
- 複数プリンタへ振り分け
- 特定フォルダごとに異なる処理
- 大量ファイルをまとめて処理
といった使い方ができます。
つまり、
人が1ファイルずつ開いて印刷する必要を減らせます。
印刷会社で考えられるFolderMillの活用例
印刷会社の場合、例えば次のような業務が考えられます。
生産管理・工務
毎日発行される作業指示書や製造指示書を、自動で指定プリンタへ出力する。
製造現場
工程別の帳票をフォルダごとに振り分け、それぞれ異なるプリンタから自動印刷する。
出荷部門
納品書、送り状、検品用帳票などをまとめて自動処理する。
営業事務
メールや共有フォルダに保存されたPDF・Office文書を、自動で印刷またはPDF化する。
経理・総務
定期的に作成される帳票や社内資料の印刷・PDF保存を自動化する。
大規模DXだけが業務改善ではない
DXというと、
「基幹システムを入れ替える」
「工場全体をデジタル化する」
「AIを導入する」
といった大きな取り組みを想像しがちです。
しかし、人手不足や利益率低下が問題になっている時代だからこそ、もっと小さな改善も重要です。
例えば、
毎日30分かかっている大量印刷を自動化する。
これだけでも年間で考えれば、大きな時間になります。
1日30分なら、年間250営業日として、
約125時間。
毎日1時間なら、
年間約250時間。
こうした小さな繰り返し作業を減らしていくことも、立派な業務効率化です。
印刷のプロだからこそ「社内印刷」を見直してみる
印刷会社は、お客様の印刷物を効率よく生産するために、多くの技術を導入してきました。
だからこそ、一度社内を見渡してみてはいかがでしょうか。
「人が毎日、同じようなファイルを開いて印刷していないか」
「大量のPDFやOffice文書を手作業で処理していないか」
「プリンタへの振り分けを人が判断していないか」
もしこのような作業が残っているなら、自動化できる可能性があります。
FolderMillは、会社全体のシステムを一度に変えるものではありません。
まずは、
大量印刷。
PDF変換。
定型的な文書処理。
こうした小さな業務から自動化を始めることができます。
印刷会社だからこそ、
お客様の印刷だけでなく、自社の印刷業務も自動化する。
それが、人手不足時代の新しい業務改善の一つになるのではないでしょうか。
参考資料
- 印刷経営研究所「2025印刷会社経営実態調査」
- ユーザックシステム「坂井印刷所 導入事例」
- 日本グラフィックコミュニケーションズ工業組合連合会
- 日本印刷産業連合会
- 中小企業庁「中小企業白書」